Légy produktívabb az életed minden területén.
“Bárcsak több időm lenne befejezni ezt a projektet.”
“Hogyan fogom megteríteni az asztalt, mielőtt az apósomék meglátogatnak?”
“Képtelen vagyok ezeket a dolgokat elvégezni.”
Ismerősen hangzik? Akár otthon, akár az irodában, állandóan őrült mennyiségű tennivaló nyomaszt bennünket. Amikor nekilátunk, nincs időnk arra, hogy olyan jól elvégezzük őket, ahogyan kellene, ezért frusztráltak leszünk. Ismerős az érzés?
Szerencsére nem kell az életünket felforgatni vagy egy nagyobb műtétet elvégezni ahhoz, hogy több dolgot tudjunk elvégezni. Csak egy kicsit produktívabbnak kell lenned, és magasabb szinten kell teljesítened.
Erről szólnak ezek a felismerések. Tudja meg, hogyan “egye meg a békát” – vagyis hogyan oldja meg először a legnagyobb, legnehezebb, legfontosabb feladatokat -, miközben fegyelmezettebbé és koncentráltabbá válik. Legyen a teendőlisták főnöke, és fedezze fel a hatékonyabb önmagát.
Ezekből megtanulhatod
- egy egyszerű módszert, amellyel 25 százalékkal növelheted a termelékenységedet;
- mely feladatokra kell a többiek előtt összpontosítanod; és
- hogy a szakácsok milyen nagyszerű példaképek, ha a nagy termelékenységű előkészületekről van szó.
Minden sikeres cél egy jó tervvel kezdődik.
Kezdjük a legelején. El vagy havazva a munkával, például a megbízások elintézésével és a megbeszélésekre járással; úgy érzed, nincs szabadidőd. Hogyan kezdj neki, amikor mindent el kell intézned?
Mielőtt bármit is tennél, meg kell határoznod a céljaidat. A tisztánlátás a termelékenység alapvető része: nem tudsz dolgozni, ha nem tudod, mit kell tenned. Tehát találja ki, melyek a legfontosabb feladatok – ez az első lépés a halogatás leküzdéséhez.
Jó ötlet, ha leírja a céljait, ahelyett, hogy fejben próbálná rendezni őket. Íme egy fontos tény, amit érdemes megjegyezni: a felnőttek mindössze három százaléka osztja be az idejét írott célokkal, és ők öt-tízszer annyit teljesítenek, mint mások. Még a magasan képzettek is kevésbé produktívak, mint azok, akik leírják a céljaikat.
Miután felvázoltad a céljaidat, tervezd meg előre az idődet. Bontsa céljait olyan lépések sorozatára, amelyekkel egymás után tud foglalkozni.
És használjon ellenőrzőlistákat. Ezek segítenek vizualizálni a céljaidat. Amikor visszatekintesz az elvégzett feladatokra, büszke leszel. És motiváltabb is leszel, hogy folytasd!
Tudtad, hogy a termelékenység 25 százalékkal javul, ha listából dolgozol? Rengeteg időt takarít meg, amikor nem kell eldöntenie, hogy mit tegyen.
Végül pedig még hatékonyabban dolgozhatsz a 80/20-as szabály, más néven a Pareto-elv alkalmazásával. A 80/20-as szabály szerint minden tíz feladatból álló listán két olyan feladatnak kell szerepelnie, amely sokkal fontosabb a többinél. Koncentráljon erre a kettőre.
A legtöbb ember tévesen először a könnyű dolgokra – a 80 százalékra – összpontosít, és halogatja a 20
Állítsa fel a prioritásait, és összpontosítson rájuk.
Miután tudja, hogy mit akar tenni, összpontosítson arra, hogy azt hatékonyan tegye. Hogyan? Nos, meg kell határoznia a prioritásait.
Először is gondolja végig, hogy milyen következményekkel járnak a tettei. Mit szeretne elérni? Azok az emberek, akik elképzelik, hogyan fogják érezni magukat a jövőben, sokkal nagyobb valószínűséggel hozzák meg a legjobb mindennapi döntéseket.
Ezt kutatások is alátámasztják. Sőt, egy harvardi tanulmány kimutatta, hogy a hosszú távú célok birtoklása a társadalmi mobilitás legmagasabb fokú mutatója. Ez még az iskolai végzettségnél vagy a társadalmi háttérnél is nagyobb mutató.
Az ABCDE-módszer hasznos eszköz, amely segít abban, hogy ragaszkodj a prioritásaidhoz. Az ABCDE-módszerben írsz egy listát a feladatokról, és mindegyikhez egy-egy betűt rendelsz A-tól E-ig. Az A tételek a legmagasabb prioritásúak, míg az E-ket kihagyhatod, ha nincs időd.
Az E feladat például lehet a Star Wars DVD kulisszák mögötti részének megtekintése. Az A feladat lehet az önéletrajz szerkesztése és új állásokra való jelentkezés.
Amikor átnézed a teendőid listáját, az A feladatok (amelyek valószínűleg a legnagyobb kihívást jelentik) a békáid. Ezeket edd meg először!
A siker kulcsa, ha először az A feladatokat teljesíted. Ne állj meg, amíg a munkádat el nem végezted. Koncentráld minden akaraterőd a céljaid teljesítésére.
Képzeld el például, hogy a legmagasabb prioritásod – a békád – az új állásra való jelentkezésed. Ez rengeteg munkát igényel, például az ajánlások összegyűjtését, az önéletrajzod finomítását és a hálózatod átfésülését a jó kapcsolatok után.
Koncentrálj tehát addig, amíg a feladatot el nem végzed. Ha elkezded szerkeszteni az önéletrajzodat, majd elveszel a Facebookon, kétszer annyi ideig fog tartani, és több lesz benne a gépelési hiba. Koncentráljon a feladatra.
A fejlődéshez vezető út az önfeltárásról szól.
A produktivitás nem csak a jó tervezésről szól. Ez egy folyamatos tanulási folyamat – folyamatosan alkalmazkodnia kell, miközben megtanulja a tervei végrehajtásának leghatékonyabb módjait.
Ennek néhány módja van. Először is, megfelelő környezetre van szükséged. Keress egy olyan helyet, ahol valóban magadnak gondolkodhatsz és önmagad lehetsz.
Aztán győződj meg róla, hogy tiszta. Kényelmesebb lesz, ha az – ezért törölje le a port az asztaláról!
Ezután nézd meg, hogy minden, amire szükséged van, készen álljon. Gyűjts össze mindent, ami a legfontosabb feladataid elvégzéséhez szükséges. Nem kezdhetsz el főzni, ha nincs meg az összes hozzávaló.
Önmagad megismerésének másik kulcsfontosságú része saját képességeid megértése. Mindenkinek van egy különleges tehetsége, ami egyedivé teszi. Találd meg a tiédet, majd maximalizáld a benne rejlő lehetőségeket.
A különleges képességed lehet valami, ami nagyon értékessé tesz téged mások számára. Lehet, hogy jó vagy a számokban, az idegen nyelvekben, az emberekkel való munkában vagy a nyomás alatt való helytállásban.
Találd meg a képességedet úgy, hogy felteszed magadnak a megfelelő kérdéseket. Mi az, ami neked könnyű, ami másoknak nehéz? Mi segített abban, hogy elérd azt, amit már elértél az életben?
Végül pedig soha ne hagyd abba a fejlődést. Mindig jobb lehetsz abban, amit csinálsz.
Soha ne hagyd abba a tanulást sem. Próbáld mindig finomítani a képességeidet – így megakadályozhatod, hogy romoljanak, és nagyobb önbizalmat nyerhetsz.
Gondolj az összes lehetőségre, amivel folyamatosan tanulhatsz. Tudta, hogy egy átlagos járművezető évente 500-1000 órát tölt az utakon? Használja ki ezt az időt audioprogramok hallgatásával. Ha beszél franciául, de legutóbbi külföldi útja óta nem frissítette fel, ez egy jó alkalom lehet. Használja ki a helyzetet, amiben van – álljon az önfejlesztés útjára!
Úgy teljesíthetsz a legjobban, ha optimista és önfegyelmezett maradsz.
Fegyelem és edzés nélkül nincs siker. Ez talán úgy hangzik, mintha egy kung-fu filmből származna, de valójában nagyon is fontos.
A tested a sikered motorja – ezt ne felejtsd el. Egy gép jobban működik, ha jól karbantartják, ezért vigyázz magadra. Ha fizikailag és szellemileg is energikus vagy, sokkal hatékonyabban fogsz dolgozni.
Ne is merülj ki. Tudta, hogy a termelékenysége nyolc óra folyamatos munka után csökkenni kezd? Az ember ugyanúgy elhasználódik, mint egy gép, amelyik túl sokáig fut.
Ha kipihent vagy, sokkal hatékonyabb leszel. Aludj tehát minden este nyolc órát.
Az is fontos, hogy kitaláld, melyik napszakban vagy a legtermékenyebb. A legtöbb ember reggel dolgozik a legjobban, miután jól kialudta magát. Mikor érzi magát a legkreatívabbnak és legélesebbnek?
Végső soron képezd magad arra, hogy önmotiváló gépezet legyél. A gondolatai nagy hatással vannak az érzelmeire, ezért váljon saját maga első számú támogatójává.
Valójában az érzelmeink 95 százaléka abból fakad, ahogyan magunkkal beszélünk. A gondolataid teremtik meg a valóságodat, ezért törekedj az optimizmusra: minden helyzetben találd meg a jót, vond le a tanulságokat a kudarcokból, és minden problémára keress megoldást.
A pozitív gondolkodás képessé tesz téged. Magabiztosabbá és kreatívabbá tesz. Ezért rendszeresen emlékeztesd magad arra, hogy milyen nagyszerű vagy – még ha eleinte nem is hiszel magadnak, végül úgyis elkezdesz hinni magadnak. A kihívást jelentő feladatok kezelésében is jobban fogsz boldogulni.
Az önfegyelem másik fontos része a kreatív halogatás. A kreatív halogatás azt jelenti, hogy tudatosan választod ki, hogy mely tevékenységeket halaszthatod el vagy hagyhatod ki.
A legtöbb ember a legfontosabb feladatokat halogatja. A hatékony emberek viszont tudatosan halogathatnak kevésbé értékes tevékenységeket, például a tévénézést.
Ők a prioritások ellentéte, utólagosságokat állítanak fel. A poszterioritások olyan dolgok, amelyeket később is el lehet végezni, vagy akár egyáltalán nem is kell.
Ismerd el, mi tart vissza – majd győzd le.
A siker megtervezése bizonyára könnyebb, mint annak elérése. Ahogy haladsz előre az utadon, mindenféle olyan akadályokkal fogsz találkozni, amelyeket nem tudtál előre látni. Hogyan tudod leküzdeni őket?
Először is, találja ki, mi tartja vissza céljai megvalósításától. Számos dolog korlátozhat téged, például emberek, személyes gyengeségek vagy az erőforrások hiánya. Szinte bármi hátráltathat, ha hagyod.
De légy óvatos: nagy a kísértés, hogy a külső világot hibáztasd a kudarcaidért. Az emberek gyakran frusztrálódnak a munkájukkal vagy a családjukkal kapcsolatban, amikor a dolgok nehezebbé válnak, és azt gondolják, hogy ők a probléma gyökerei.
Ne hagyd tehát figyelmen kívül a belső korlátozó tényezőidet sem. Kezdetben előfordulhat, hogy nincsenek meg azok a készségek, tapasztalatok vagy képességek, amelyekre szükséged van a célod eléréséhez.
Könnyű rámutatni a korlátozó tényezőkre, amelyekért nem vagy felelős, de a legerősebb erők, amelyek hátráltatnak, a belső erők.
Ezen a ponton nem baj, ha úgy érzed, túlterhelt vagy mindattól, amit a fejlődésed érdekében tenned kell. Ezért egyszerre csak egy feladatra koncentrálj.
Így stabilabban fogsz haladni. Először az első feladatot oldja meg – csak azután léphet a következőre.
A fitnesz- és erőnléti edzés ugyanígy működik. Nem kezdhetsz azzal, hogy 200 kilót guggolsz. De ha minden nap edzel és fokozatosan fejlődsz, egyre erősebb leszel, amíg el nem éred a célodat.
Tegye magasra a lécet saját maga számára. Ne várd meg, hogy mások, például a főnököd vagy a szeretteid arra ösztökéljenek, amit szeretnél. Legyél te magad a motiváció forrása.
Íme egy trükk, amit használhatsz: képzeld el, hogy most tudtad meg, hogy holnap meglepetésszerűen nyaralni mész. Mit kellene tenned, mielőtt elmész? Ezek azok a feladatok, amelyeket azonnal el kellene intézned. Tegye ezt szokássá, és azon kapja magát, hogy rendszeresen megeszi a békát.
És ha ezt következetesen meg tudod csinálni, akkor csatlakozol az emberek azon két százalékához, akik felügyelet nélkül dolgoznak. Őket hívják vezetőknek.
Vedd kezedbe a saját időd irányítását.
Van még egy kulcs a produktivitáshoz. Már tudod, mi az, ha valaha is úgy érezted, hogy nincs időd a sok fontos feladatra, amit el kellene végezned. Ez az időgazdálkodás.
Sajnos nem oszthatsz fel minden feladatot. A legnagyobb feladatok gyakran hosszú ideig tartó, töretlen figyelmet igényelnek.
Gondoljunk például egy sikeres értékesítőre. Ők nem lehetnek mindig a helyszínen – sok időt kell szakítaniuk arra, hogy felhívják az ügyfeleket és visszajelzéseket gyűjtsenek tőlük.
Hasznos, ha a fejében tartja a nap világos térképét. Ha nehezen tudja hatékonyan beosztani az idejét, kezdjen el időpontokat egyeztetni magával – és tartsa be azokat.
Hasznos lehet, ha a napját időintervallumokra bontja. Az értékesítő például valami olyasmit ütemezhet be, hogy “9:00 – 12:00: Kövesd nyomon az érdeklődőket”.
Megpróbálhatod a kora reggeli órákat olyan munkára is szánni, amelyet egyedül is el tudsz végezni, például az e-mailek kezelésére. A többi feladatot tartogasd a délutáni, zsúfolt irodában töltött időre.
És bár a tervezés elengedhetetlen, ne várjon túl sokáig a cselekvéssel. A flow mentális állapotát csak akkor élheted át, ha következetesen dolgozol. A flow akkor következik be, amikor az ötletek könnyen jönnek. Kreatívabb leszel, jobban és könnyebben teljesítesz, ha flow-állapotban vagy.
Akkor kerülsz flow-állapotba, amikor sürgősségérzet alakul ki benned az elvégzendő feladattal kapcsolatban. Ne csak beszélj róla – cselekedj most, és végezd el. Edd meg a békát, és fokozatosan olyan belső lendületre teszel szert, amely túllépi a jelenlegi határaidat. Állítsd magad a helyes útra, maradj elkötelezett, és el fogod érni a céljaidat!
A könyv legfontosabb üzenete:
Győzd le a halogatást azzal, hogy kitalálod, ki vagy és mit akarsz elérni. Szembesülj a korlátaiddal, tervezd meg az idődet, és edd meg a békáidat! Ha először a legfontosabb feladataidat végzed el, akkor arra fogod magad edzeni, hogy a siker felé vezető úton maradj.
Cselekvésre alkalmas tanácsok:
Vezess teendőlistákat. Azok az emberek, akik listák alapján dolgoznak, hatékonyabbak, mint azok, akik nem. A teendőlista a pályán tart – ráadásul elégedettséggel tölt el, amikor a nap végén visszanézel rá.
