A HR programok hatásos kommunikációjának keretrendszere
A tehetségekért folytatott mai versenykörnyezetben a hatékony kommunikáció kulcsfontosságú a humánerőforrás-programok olyan módon történő bemutatásához, amely segít a kulcsfontosságú tehetségek vonzásában, megtartásában és elkötelezésében. Akár új HR-programokat vezet be, akár a meglévőket indítja újra, az itt bemutatott IMPACT kommunikációs modell segít úgy átadni az üzeneteket, hogy az alkalmazottak megértsék, értékeljék és cselekedjenek azok alapján.
A szerzőről
Debra Corey díjnyertes globális HR-igazgató és kommunikációs szakember 30 éves tapasztalattal. Olyan vállalatok számára indított el kiemelkedő kommunikációs tevékenységet, mint a Gap, a Honeywell, a Merlin Entertainments és a Reward Gateway, emellett pedig keresett oktató és előadó a kommunikáció és az emberi erőforrások témájában.
Ismerje meg azokat a technikákat, amelyekkel elérheti a hatékony HR-kommunikációt, amelyre szüksége van, és amelyet alkalmazottai megérdemelnek.
A legtöbb vállalat nagyon odafigyel arra, hogyan kommunikál az ügyfelekkel, de amikor saját alkalmazottairól van szó, a velük való kommunikáció általában nem olyan ambiciózus vagy gondosan megtervezett.
Ez hiba, mert ahogyan az ügyfelekkel folytatott kommunikáció elkötelezetté és lojálissá teszi őket, ugyanez igaz a vállalat alkalmazottaival folytatott kommunikációra is.
A humánerőforrás vagy HR hagyományosan a szerződésekre, nyugdíjrendszerekre, képzésre és toborzásra összpontosít, és kevésbé arra, hogyan kommunikálja mindezt a munkát úgy, hogy a munkavállalókat interakcióra ösztönözze, és a lehető legtöbbet hozza ki a vállalatukkal való kapcsolatukból. Nézzük meg tehát, hogyan működik egy hatékony HR-kommunikációs kampány, és hogyan lehet létrehozni egyet.
Megtudhatja
- Mi köze van az IMPACT-nak a hatékony kommunikációhoz;
- miért olyan fontos a “miért?” kérdés; és
- miért érdemes megtanulni KISS-elni.
A HR-kommunikáció kulcsfontosságú a vállalati kultúra és értékek megerősítéséhez, a dolgozók bizalmának kiépítéséhez és a dolgozók elkötelezettségének javításához.
Mi, emberek társas lények vagyunk, és a kommunikáció jelentős szerepet játszik mindennapi életünkben.
Éppen ezért a HR-kommunikáció olyan fontos részét képezi egy vállalkozás sikerének; központi szerepet játszik abban, hogy a munkáltatók hogyan lépnek kapcsolatba a munkavállalóikkal.
Amikor a munkavállalókkal kommunikál, úgy gondolhat rájuk, mint egy színdarab közönségére: ha meg akarják ölelni és részt akarnak venni a darabban, meg kell ragadni a figyelmüket és fenntartani az érdeklődésüket – különben csak elalszanak a helyükön.
Ha tehát az egyik vállalati értéked az, hogy “jól érezzük magunkat a munkahelyünkön”, akkor ezt olyan tettekkel kell alátámasztanod, amelyek valóban közvetítik az üzenetedet. Hozzon létre szórakoztató márkajelzéseket, használjon szlogeneket, és legyen kreatív a szórakoztató kommunikációs kampány létrehozásának különböző módjaival. Ez segíteni fog az alkalmazottaknak abban, hogy lássák, hogy az Ön üzenete és a vállalati értékek több mint szavak a papíron.
A kommunikáció a foglalkoztatással kapcsolatos komoly és összetett ügyek, például a juttatási tervek, átszervezések és új HR-szabályok közvetítéséhez is elengedhetetlen.
Mivel az ilyen ügyek gyakran nagyon technikai jellegűek és zavarosak, az alkalmazottak általában nem tesznek mást, mint megnézik a papírokat, és elrakják őket.
De ennek nem kell így lennie. Miért ne mutathatná be ezeket az információkat olyan módon, amely egyszerre informatív és vonzó? Mit szólna ahhoz, ha az információkat olyan magazinformátumban jelenítené meg, amely a részleteket világosan és közérthetően közli?
A hatékony kommunikációnak az alkalmazottakat is le kell kötnie, és bizalmat kell építenie. Végül is, ha az alkalmazottak megbíznak azokban, akiknek dolgoznak, sokkal nagyobb valószínűséggel hajtják magukat a lehető legjobb eredmények elérése érdekében.
A London Business School 2014-es tanulmánya szerint azok a vállalatok, amelyek magas szintű bizalomról számoltak be, rendszeresen két-három százalékkal előzték meg versenytársaikat.
Ugyanebben az évben az Institute of Leadership and Management tanulmánya megállapította, hogy az őszinte és nyílt kommunikáció kulcsfontosságú a munkahelyi bizalom kiépítéséhez.
Ápolja tehát a bizalom érzését azzal, hogy módot biztosít a munkavállalók számára a visszajelzésre, és komolyan veszi javaslataikat.
A hatékony kommunikáció célja, hogy közös értelmet és cselekvésre való felhívást teremtsen az alkalmazottai számára.
Talán azt gondolja, hogy a munkavállalókkal való hatékony kommunikációt könnyebb mondani, mint megtenni, ezért nézzük meg közelebbről, hogyan tudja elkötelezni alkalmazottait.
A hatékony HR-kommunikáció lényege, hogy a vállalat üzeneteiből kiindulva megosztja annak jelentését az alkalmazottakkal, úgy, hogy azok valóban megértsék és magukévá tegyék azokat az üzeneteket, amelyeket a vállalat népszerűsíteni akar és kell.
Nos, ha egyszerűen azt mondja az alkalmazottainak, hogy “Azt szeretnénk, ha az emberek jól éreznék magukat a munkahelyükön”, ez különböző dolgokat fog jelenteni különböző embereknek.
Ezért a Merlin Entertainments vállalat lenyűgöző lépéseket tett annak érdekében, hogy népszerűsítse a szórakoztató munkahely üzenetét, és egyértelművé tegye a dolgozói számára, hogy ezt komolyan gondolják.
A HR-csapatuk 2013-ban “For the Love of Fun” (A szórakozás szeretetéért) elnevezésű kampányt indított, és dobozokat küldött a vállalat összes csapatvezetőjének.
A dobozok belsejében egy film volt, amely részletesen bemutatta a munkahelyi szórakozás maximalizálásának koncepcióját. De a dobozban volt egy “Szórakozó szemüveg” is, amely egy lépéssel tovább vitte ezt a koncepciót, mivel a dolgozóknak lehetőséget adott arra, hogy a szó szoros értelmében másképp lássák a világot, és emlékeztette őket, hogy mindig keressék a szórakozás új módjait.
A dolgozók egy “szórakozás-mérőt”-t is kaptak, amely nemcsak azt tette lehetővé, hogy egy skálán mérjék a szórakozásukat, amely a kuncogástól a hasba nevetésig terjedő skálán, hanem ami még fontosabb, hogy a megfelelő lelkiállapotban is tartotta őket.
Minden sikeres HR-kampány másik kulcsfontosságú eleme, hogy legyen egy egyértelmű felhívás a cselekvésre: valami, amit a dolgozóknak meg kell tenniük. Ez lehet például az online regisztráció egy új vállalati juttatási programra, vagy – a Merlin Entertainments esetében – a munkahelyi szórakozás.
De hogyan veszi rá az alkalmazottakat, hogy ténylegesen cselekedjenek? Az első lépés az, hogy a vállalat üzenetét világossá tegye; a munkavállalóknak meg kell érteniük, el kell fogadniuk és el kell kötelezniük magukat mellette, mielőtt cselekedni fognak.
A Merlin Entertainmentsnél, hogy elkötelezettséget szerezzenek alkalmazottaiktól, a vállalat vezetői videókon, megbeszéléseken és saját maguk is szórakoztatóak voltak, így népszerűsítették a szórakoztató munkahely gondolatát.
Ahhoz azonban, hogy valóban kapcsolatot teremtsen az alkalmazottaival, és a megfelelő üzenetet közvetítse számukra, meg kell értenie, hogy kik ők, és ezt a következő pontokban megnézzük.
Gyűjtse össze a tényeket a kampány előtt azáltal, hogy a megfelelő embereknek felteszi a megfelelő kérdéseket.
Albert Einstein, amikor leírta, hogyan használna fel egy órát egy probléma megoldására, azt mondta, hogy először 55 percet töltene a kérdés pontos tisztázásával. Miután a probléma kristálytiszta volt, csak öt perc kellett neki, hogy kitalálja a választ.
A vállalkozásoknak is hasonló megközelítést kellene alkalmazniuk: először értékes információkat kell gyűjteniük az alkalmazottaikról, hogy hatékonyabban kommunikálhassanak.
Ha tehát azon gondolkodik, hogyan fejlesztheti ki a legjobb HR-kommunikációs kampányt, a tények gyűjtése a helyes irányba mutathat.
Egy korábbi munkahelyén a szerző egy új juttatási program bevezetésére irányuló kampányt készített elő. Kiküldött egy kérdőívet, amelyben megkérdezte a vállalat alkalmazottait arról, hogy milyen módon szeretnének híreket kapni az új juttatási lehetőségekről.
A szerző sejtette, hogy az emberek csökkenteni szeretnék majd az e-mailek számát, de meglepő módon az eredmények elsöprő többségben az e-mail mellett szóltak! A kérdezés egyértelműen jobb, mint a találgatás.
A hasznos információk gyűjtése arról is szól, hogy tudjuk, hogyan tegyük fel a megfelelő kérdéseket.
Az egyik hasznos technika a sok információ megszerzéséhez az, ha nyílt végű kérdéseket teszünk fel – olyanokat, amelyekre nem lehet egy egyszerű “igen” vagy “nem” válasszal válaszolni. Egy nyitott végű kérdés olyan felismerések szélesebb körét eredményezheti, amelyek talán fel sem merültek Önben.
Egy másik hasznos kérdés a “miért?”. Ha közvetlenül beszél valakivel, akár ötször is felteheti ezt a kérdést, amíg eljut a munkavállaló véleménye vagy motivációja mögött meghúzódó valódi okokhoz.
A megfelelő kérdések mellett a megfelelő embereket is meg kell kérdeznie.
Amikor megpróbál teljes és pontos képet kapni a munkatársairól, ügyeljen arra, hogy minden korosztályból, nemből és pozícióból legyenek benne emberek.
Egyszer a szerzőt felkérték egy felmérés elvégzésére, és azt mondták neki, hogy csak egyetlen ágazatból származó embereket vonjon be. Ő azonban tudta, hogy ha a szóban forgó vállalat pontos képet szeretne kapni, akkor a vállalat regionális irodáiból is be kell vonnia az embereket.
Ragaszkodott hozzá, és végül más irodákból is megkapta az adatokat. Ez a hozzáadott információ jelentősen megváltoztatta a képet, és sokkal jobb kommunikációs kampányt tett lehetővé.
Mielőtt elkezdené a kommunikációt, kérdezze meg, hogy “miért?”, hogy világos célt és irányt határozzon meg.
Amikor új HR-kommunikációs kampányt készít elő, a döntések meghozatalakor folyamatosan tegye fel magának a “miért?” kérdést – így világos célt tűzhet ki, és biztos lehet benne, hogy a célon marad.
Minden kampánynak világos céllal kell rendelkeznie, ezért az első “miért?” legyen: “Miért indítjuk el ezt az új kampányt?”.
A Liverpool Victoria biztosítótársaság olyan interaktív online kampányt akart indítani, amely innovatív együttműködésre ösztönzi a vállalat alkalmazottait. Az első “miért?” kérdésre tehát az volt a válasz, hogy a dolgozókat arra kell rávenni, hogy használják a platformot, hogy új ötleteket generáljanak.
Mivel a célt világosan meghatározták, a siker hamarosan követte: A vállalat alkalmazottainak 11 százaléka naponta használta az online platformot, további 17 százalékuk pedig hetente jelentkezett be. Ennek eredményeként gyorsan születtek innovatív ötletek.
Ha pontosan tudja, hogy mit szeretne elérni, jó, ha a továbblépés során folyamatosan felteszi a “miért?” kérdést. Ezáltal fókuszban marad, és megakadályozza, hogy a kihívások vagy akadályok megjelenésekor letérjen a helyes útról.
Tegyük fel például, hogy a vállalatának van egy gyártó telephelye, és egy új rendszert szeretne bevezetni, amely segíti a dolgozók elismerését, és arra ösztönzi a munkatársakat, hogy beszéljenek egymással az elismerésről. Ezt szem előtt tartva úgy dönt, hogy létrehoz egy helyi intranetes oldalt, amelyet a dolgozók használhatnak.
Hamarosan azonban kiderül, hogy az alkalmazottak nem használják az intranetet, mert nem férnek hozzá a munkanapok során, és nem tudják, hogyan kell használni az oldalt. Ezért újabb javaslatok születnek egy olyan űrlap kidolgozására, amelyet az emberek kitölthetnek, és amellyel az elismeréseket a HR-osztályhoz juttathatják el.
De ha itt megállna, és megkérdezné, hogy “miért?”, akkor rájönne, hogy ez az egyirányú kommunikációs módszer nem segítene elérni azt a célt, hogy a munkatársak kommunikáljanak egymással az elismerésekről. Ehelyett felállíthatna kioszkokat, ahol a dolgozók napközben használhatják az intranetet, tarthatna gyakorlati oktatásokat az oldal használatáról, végül pedig emlékeztethetné a dolgozókat, hogy az otthoni számítógépükről 24/7-ben hozzáférhetnek az oldalhoz. Mindezek együttesen olyan rendszert és folyamatot eredményeznek, amely megvalósítja a célkitűzéseit.
Használjon olyan médiumot, amely a legjobban megfelel az üzenetének és a célközönségének.
Ahogy Walt Disney mondta egyszer: “Megtervezheted, létrehozhatod és felépítheted a világ legcsodálatosabb helyét. De emberek kellenek ahhoz, hogy az álom valósággá váljon.” Ugyanez igaz a HR-kommunikációjára is, mert ha nem a megfelelő kommunikációs eszközöket, illetve médiumokat választja ki, soha nem lesz képes arra csábítani az alkalmazottait, hogy az üzenetére koncentráljanak, nemhogy bármit is tegyenek vele.
A jó hír az, hogy manapság már számos médium közül választhat. Elmúltak azok az idők, amikor a legizgalmasabb dolog, amit tehet, hogy megtervez egy díszes plakátot vagy kiküld egy e-mailt. Most olyan lehetőségek állnak rendelkezésre, mint a vállalati intranet, a közösségi média, a webináriumok és a szöveges üzenetek. A rossz hír, és egyben a dolog hátulütője, hogy ennyi választék mellett hogyan döntse el, melyik a megfelelő?
Tegyük fel, hogy egy kérdőív eredményei azt mutatják, hogy a munkavállalók elégedetlenek azzal, hogy mennyire összetett a vállalat új nyugdíjprogramja, ezért nem foglalkoznak vele. Nyilvánvaló, hogy az a füzet, amelyen hosszasan és keményen dolgozott, nem működik, ezért új médiumot kell találnia a helyére. Az egyik vállalat azt a megoldást alkalmazta, hogy a vállalat weboldalát egy vizuális történetmesélő résszel egészítette ki, amely elmagyarázta a munkavállalók nyugdíjazási lehetőségeit. Képek és grafikai tervezés kombinációjával egyszerűsítette a bonyolult részleteket, és megkönnyítette a munkavállalók számára, hogy megtalálják az igényeiknek leginkább megfelelő programot.
Ezeknek a változtatásoknak köszönhetően az alkalmazottakat egy olyan választási lehetőségsorozaton vezették végig, amely intuitív képeket és kifejezéseket tartalmazott, amelyekre kattintva további információkat kaphattak. Ez óriási előrelépés volt a megfejthetetlen terminológiához képest, amelyet az alkalmazottaknak korábban végig kellett olvasniuk.
A vizuális történetmesélés természetesen csak egy lehetséges médiumválasztás. A Reward Gateway nevű vállalat HR-csapata úgy döntött, hogy egy közösségi médiaplatformhoz hasonló médiumot használ, hogy a fiatal munkavállalóikat érdekeltté tegyék az önkéntes juttatási programjuk iránt.
A funkciót a vállalat weboldalához adták hozzá, és lehetővé tette a munkavállalók számára, hogy hozzászólásokat tegyenek közzé a biztosítási termékek és befektetési lehetőségek választékával kapcsolatos tapasztalataikról.
És ez működött. A platform több embert szólaltatott meg, és mivel a beszélgetésekben a munkatársak vettek részt, az emberek jobban megértették a különböző juttatási csomagok kínálatát.
Ez egy nagyszerű módja volt annak, hogy a programok iránti érdeklődés szájról szájra terjedjen, és hogy tisztázzunk minden félreértést.
A következő szempillantásban nézzük meg, hogyan tervezheti meg és koordinálhatja a következő kampányát.
A jó projekttervezés segít abban, hogy kommunikációját időben és a megfelelő módon juttassa célba.
Még ha azt is gondolod, hogy a kommunikációd olyan nagyszerű, hogy az nem is bukhat meg, nagyon is megtörténhet, ha nem állítasz össze egy megfelelő tervet. Egy jó terv biztosítja, hogy ne hagyja ki azokat az apró, de fontos részleteket.
Egy kommunikációs kampány során a szerző és csapata napokig dolgozott egy videón, amely a vállalat által kínált különböző juttatási terveket magyarázta el. De miután kiküldték az összes különböző helyszínre, rájöttek, hogy a cég számítógépein nem volt megfelelő szoftver a lejátszáshoz. Így amikor az alkalmazottak megpróbálták megnézni a videókat, csak a képeket láthatták, hang nélkül.
Ez az a fajta kínos probléma, amelyet egy jó projektterv segít elkerülni.
Az erős, összehangolt és együttműködő megközelítés kialakításához tehát használja a RACI-modellt. Ez segít meghatározni, hogy ki a felelős egy feladatért, ki a felelős a kivitelezésért, kivel kell konzultálni, és kit kell tájékoztatni.
Tegyük fel, hogy egy videokampányt szeretne kidolgozni az új juttatási tervek népszerűsítésére. Először is szükséged lesz egy forgatókönyvre, amelyet olyasvalaki ír, aki ismeri ezeknek a csomagoknak minden részletét, tehát a juttatási szakértőnek kell felelősnek lennie ezért a feladatért.
Amikor a juttatási szakembert bízza meg a feladattal, azt is megmondhatja neki, hogy forduljon a marketingcsapathoz, ha bármilyen kérdése van azzal kapcsolatban, hogy hogyan lehetne a legjobban megfogalmazni az üzenetet. Neki kell tájékoztatnia a HR-csapat többi tagját is, amikor a kampány elkészül. Eközben projektvezetőként Ön felelős a projekt befejezéséért.
Mindenkinek, aki a projekten dolgozik, ismernie kell a szerepét, és felelősségre kell vonni érte. Ez biztosítja, hogy a csapat hatékonyan működjön együtt, és mind az egyéni, mind az általános csapatcélokat teljesítse.
A kommunikációs projektekhez fontos, hogy legyenek szövetségesei, de meg kell találnia a megfelelőket.
A sporttörténelem egyik legünnepeltebb csapata az 1980-as amerikai olimpiai jégkorongcsapat, az amatőr játékosokból álló csapat, amelynek sikerült legyőznie a négyszeres aranyérmes orosz csapatot.
Az amerikai csapat sikerének titka az volt, hogy sokszínű volt a játékosok összetétele, akik saját, eltérő és egyedi képességeiket adták hozzá. És pontosan ezt kell keresnie, amikor a következő kommunikációs projektjéhez szövetségesekből álló csapatot állít össze.
Gondoljon úgy a szövetségeseire, mint azokra az emberekre, akikkel körül kell vennie magát, hogy győztes legyen, amikor a kommunikációs céljai eléréséről van szó. Visszatérve a hokicsapatra, nem csak a játékosok teszik őket sikeressé, hanem az edző, a segédedzők, a marketingcsapat és így tovább. Mindegyiküknek fontos szerepe van, és nélkülük a csapat nem működne.
Ha már a szerepeknél tartunk, nem minden szövetségesnek ugyanaz a szerepe. Különböző okokból van rájuk szükség, és különböző módon tudnak segíteni. Vannak olyanok, akiket támogatónak nevezhetsz: olyan emberek, akik támogatnak téged és a kampányt, hitelessé téve azt. Néhányan partnerek, akik szorosan együttműködnek Önnel a kommunikáció kidolgozásában és megvalósításában. Néhányan pedig közreműködők, akikhez a kampány során a kulcsfontosságú pontokon fordulhatsz, hogy hozzájárulást és irányítást kérj.
Fontos, hogy a megfelelő embereket találja meg ezeknek a szerepeknek a betöltésére, különben kárt okozhat a kampányának. A szerzőnek volt egy olyan tapasztalata, amikor a rossz személy került be támogatóként: ahelyett, hogy az új HR-program előnyeiről beszélt volna, ez a személy valójában lebeszélte azt, és arra biztatta a telephelyén dolgozókat, hogy ne vegyenek részt benne.
Ne kövesse el ezt a hibát. Győződjön meg róla, hogy szövetségesei valóban az Ön oldalán állnak, és segítenek Önnek egy sikeres kommunikációs kampány létrehozásában és megvalósításában.
A hatékony tartalom érdekében tegye azt értékessé és relevánssá az alkalmazottai számára, az üzeneteket tartsa egyszerűnek és értketőnek.
Ahhoz, hogy elérje alkalmazottakat és valóban kapcsolatot teremtsen velük, sok időt és erőfeszítést kell fektetnie a HR-projektjeihez létrehozott tartalomba, biztosítva, hogy az értékes, releváns és érthető legyen.
Jó gondolkodásmód, ha az alkalmazottakra úgy tekint, mint a vásárlókra, akiket a HR-“termékeivel” próbál megnyerni, és úgy tekint magára, mint a marketingszakértőre, aki a termékkel foglalkozik.
A Liverpool Victoria Insurance például kampányt indított, hogy képessé tegye alkalmazottait, és rávegye őket, hogy innovatív új ötleteket hozzanak létre a vállalat számára. Egy online platformot választottak, hogy segítsenek szóra bírni az alkalmazottakat; hogy megkönnyítsék ezt a felhatalmazási folyamatot, szuperhős témával tervezték meg.
Ez a téma a bevezető partira is kiterjedt, ahol az embereket arra ösztönözték, hogy öltözzenek szuperhősnek, és az összes kiosztott brosúra és anyag is képregénynek nézett ki.
Ez nem csak a dolgozók számára volt szórakoztató, hanem a tartalmat is elérhetővé, magával ragadóvá és “ragadhatóvá” tette.
A tartalomra vonatkozó másik fontos irányelv, hogy az üzenet mindig egyszerű és egyértelmű legyen. Valójában számos kommunikációs szakértő hangsúlyozza ezt, köztük Dr. John Kotter, a Harvard Business School munkatársa is.
Amikor tehát azon gondolkodik, hogyan adja át az üzenetét, ne feledje a KISS rövidítést: Keep It Short and Simple (tartsa rövidnek és egyszerűnek).
A rövidség és egyszerűség egyik egyszerű módja az ismétlések elkerülése – ezért mindenképpen nézze át a projekt szövegét, és törölje a felesleges dolgokat.
És miközben átnézed a mondataidat, szánj időt arra, hogy minden egyes mondatot megkérdőjelezz, és kérdezd meg magadtól: “Ez feltétlenül szükséges ahhoz, hogy átadjam az üzenetemet?”. Ha kivágható anélkül, hogy a dokumentum egésze veszítene értékéből vagy hangsúlyából, szabaduljon meg tőle. Minden egyes mondatnak célt kell szolgálnia azáltal, hogy tömören alátámasztja az elsődleges pontot.
Azzal is erőteljesebbé teheti üzenetét, ha aktív hangnemet használ, és előnyben részesíti az olyan erős leíró szavakat, mint a “fontos”, a “csodálatos” és a “briliáns”.
Állítson fel fontossági sorrendet az üzenetei között, és gondoskodjon arról, hogy a legkritikusabb üzenetek kerüljenek az első helyre.
Az embereket manapság folyamatosan bombázzák a legkülönbözőbb forrásokból származó információkkal, ezért ne feltételezze, hogy a közönsége időt szán arra, hogy az első néhány mondatnál többet elolvasson a remélt üzenetből.
Ezt szem előtt tartva mindig fontos, hogy rangsorolja és kiemelje az üzenete lényeges részeit. Ez trükkös lehet, mivel a HR által kezelt témák gyakran tele vannak összetett részletekkel, de az Ön feladata, hogy rendkívül stratégiai szemléletű legyen, és meghatározza azokat a magával ragadó részleteket, amelyek a legjobban kiemelik annak értékét, amit népszerűsít.
A szerző HR-kommunikációs kampányokkal kapcsolatos tapasztalatai szerint az emberek általában nem olvassák végig a nagyon hosszú üzeneteket. Ez azt jelenti, hogy döntő fontosságú, hogy rangsorolja, mit szeretne közvetíteni.
A szerző piramisszerkezet alkalmazását javasolja, ahol az üzenet egy rövid mondattal kezdődik, amely tartalmazza a legfontosabb információt, amelyet közvetíteni szeretne; azt, amelyet minden egyes alkalmazottnak tudnia kell. Ezután a második legfontosabb információt adja meg, majd a harmadikat hasonlóan tömör mondatokban. Csak miután röviden ismertette mindhárom pontot, térjen ki a részletekre hosszabb magyarázatokkal.
Ez biztosítja, hogy még ha az alkalmazottak csak az első három mondatot olvassák is el, akkor is megismerjék az összes lényeges pontot azzal a programmal vagy juttatási csomaggal kapcsolatban, amely iránt érdeklődésüket fel akarja kelteni.
A hatás maximalizálásának másik módja, ha személyre szabja kommunikációját.
A személyre szabott kommunikáció mind a marketing-, mind a HR-kommunikációs kampányokban trend, mivel az ügyfelek és a munkavállalók úgy érzik, hogy személyesen foglalkoznak velük. És ehhez többre van szükség annál, minthogy az e-mail elejére csak az alkalmazott nevét írjuk.
Tegyük fel, hogy egy új nyugdíjprogramot népszerűsít; küldhet egy e-mailt egyedi grafikákkal, amelyek pontosan megmutatják, hogy az adott címzettnek mekkora előnye származna abból, ha inkább előbb, mint utóbb csatlakozna a programhoz, figyelembe véve a címzett életkorát és a nyugdíjba vonulásig hátralévő évek számát.
Gyakran tesztelje a kommunikációs kampány hatékonyságát, hogy biztosítsa, hogy a helyes úton halad.
A HR-kommunikációs kampányok esetében nincs olyan robotpilóta, amely lehetővé tenné, hogy az indítás után hátradőljön. Ehelyett folyamatosan a helyzet magaslatán kell maradnia, hogy szükség szerint kiigazíthassa a dolgokat.
Erre jó módszer, ha menet közben rendszeres teszteket végez, amelyek célja, hogy megmutassák, hogyan teljesíti a céljait.
Tegyük fel, hogy a jelenlegi kampányát azért indította el, hogy minél több alkalmazott megértsen és részt vegyen egy bizonyos programban. Vannak egyszerű módszerek, amelyekkel tesztelheti és megállapíthatja, hogy erőfeszítései eredményezik-e ezt.
Az egyik lehetőség, hogy olyan munkavállalói visszajelző űrlapokat küld ki, amelyekben konkrét kérdéseket tesznek fel arra vonatkozóan, hogy az alkalmazottak tudnak-e a programról, és hogyan használják az eszközöket. Ha az eredmények azt mutatják, hogy az alkalmazottak még mindig nincsenek tisztában azzal, hogy mi áll rendelkezésükre, akkor tudja, hogy változtatásokra van szükség.
Annak meghatározásához, hogy milyen változtatásokra van szükség, alkalmazotti kérdőíveket használhat. Egy jó kérdés lehet például a következő: “Hogyan szeretne tájékoztatást kapni az új programokról? E-mailben vagy brosúrákból?”
De még ha az eredmények egy bizonyos formátum mellett szólnak is, akkor is tesztelnie kell az eredményt, hogy megbizonyosodjon arról, hogy módszerei működnek. Ha az alkalmazottak az e-maileket részesítik előnyben, de a kampány még mindig nem működik, akkor lehet, hogy az e-maileket még mindig személyre kell szabni, vagy interaktívabbá kell tenni.
Ha arról van szó, hogy milyen eszközöket használjon, a hagyományos online és papíralapú felmérések jól működnek a mennyiségi adatok megszerzésére. A minőségi adatokkal kapcsolatos kreatív döntések meghozatalához azonban a fókuszcsoportok bevált és tesztelt módszer, amely a tartalom, a témák és a médiumok legjobb kiválasztása felé terelheti Önt. Mindössze annyit kell tennie, hogy talál egy kis csoportnyi alkalmazottat, és megadja a megfelelő kérdéseket, amelyeket a moderátor feltehet nekik.
Ezeket a kérdéseket úgy kell megtervezni, hogy a csoportot szóra bírják, hogy kifejezhessék tetszésüket és nemtetszésüket. Ezután figyelmesen meghallgathatja, jegyzetelhet, és elkezdheti kitalálni, hogyan lehetne jobban megszólítani a preferenciáikat.
Egy másik, egyre népszerűbb módszer továbbá a közösségi médiaplatformok használata az ötletek és a kampányok potenciális népszerűségének tesztelésére.
Használja az IMPACT-modellt egy hatékony kommunikációs kampány létrehozásához.
Ahogy lezárjuk ezt a könyvecskét, tekintsük át az összes olyan eszközt, amelyekkel hatékonyabban kommunikálhat az alkalmazottakkal.
Hogy könnyebben megjegyezze az egyes eszközöket, gondoljon csak az IMPACT rövidítésre: Investigation, Medium, Planning, Allies, Content and Testing (Vizsgálat, Média, Tervezés, Szövetségesek, Tartalom és Tesztelés).
Az IMPACT-modell első szakasza a vizsgálat elvégzése annak megállapítására, hogy melyek a legjobb módjai az alkalmazottakkal való kommunikációnak, és mik legyenek az átfogó kommunikációs kampány céljai.
Ezután válassza ki azt a médiumot vagy médiát, amely a legjobban megfelel mind az üzenetének, mind a célközönségének. Ezután kezdheti el gondosan megtervezni a kampányt, világos ütemtervvel és egy erős, különböző készségekkel és különböző szerepkörökkel rendelkező szövetségesekből álló csapat összeállításával.
Most már úgy fejlesztheti a tartalmát, hogy az egyértelműen releváns és értékes legyen a munkavállalók számára.
Végül ne felejtse el tesztelni az eredményeket, és szükség esetén változtasson.
Ha ezt a modellt és az itt leírt egyéb módszereket alkalmazza, minden adott lesz ahhoz, hogy egy nyerő HR-kampányt valósítson meg.
Befejezéseként nézzünk meg egy esettanulmányt arról, hogyan tájékoztatta a British Telecommunications (BT) a munkavállalóit a SaveShare-ről, egy új befektetési lehetőségről, amellyel a BT vállalati részvényeket lehet olcsón vásárolni.
Amikor a HR-csapat megvizsgálta a programot, látták, hogy az összetett, és egyszerűsíteni kell, hogy a dolgozók könnyebben megértsék.
Közegként egy interaktív online modellt választottak, személyre szabott e-mailekkel és oktatóoldalakkal együtt. Kampányuk témájaként egyedi és vonzó narancssárga dizájnt is létrehoztak.
Amikor az alkalmazottak felkeresték a weboldalt, az interaktív funkciók pontosan megmutatták nekik, hogy a különböző befektetési csomagok milyen előnyökkel járnak a megtakarításaik szempontjából. És hogy segítsen választ adni a kérdéseikre, a BT létrehozta a Question Time-ot is, egy online talkshow-t, amelyben szakértők szerepeltek, akik válaszoltak az alkalmazottak által feltett kérdésekre.
A kampány hatalmas sikert aratott, az alkalmazottak több mint 90 százaléka csatlakozott a programhoz az ötéves induló időszak alatt. Figyelemre méltó, hogy amikor 2014-ben egy egymást követő tervben megkezdődött a beiratkozások fogadása, további kilenc százalék csatlakozott.
Ez a kampány remek példa arra, hogy mi történik, ha a hatékony HR-kommunikáció világosan felvázolja egy program előnyeit: mindenki nyer.
Összefoglaló
A könyv legfontosabb üzenete:
A HR-kommunikáció kulcsfontosságú ahhoz, hogy a munkavállalók elkötelezettek és aktívak maradjanak egy vállalaton belül. Biztosítja, hogy az alkalmazottak megértsék és a lehető legtöbbet hozzák ki a vállalat HR-programjaiból, ami viszont hozzájárulhat egy ösztönzőbb és produktívabb munkahely kialakításához.
Cselekvésre alkalmas tanácsok:
Adjon hozzá egy kis varázslatot. Néha a kommunikáció hatékonyságának legjobb módja, ha egy kis varázslatot ad hozzá, vagy amit a szerző “titkos összetevőnek” vagy “titkos szósznak” nevez. Ez olyasvalami, ami olyan emlékezetes élményt nyújt, amivel az alkalmazottai részt vesznek, és amit soha nem felejtenek el. Esetleg egy varázstükör, ahol az üzenetek megjelennek, amikor az alkalmazottak elsétálnak mellette? Vagy egy unalmas plakátba ágyazott LED-fények, hogy az emberek megálljanak és felfigyeljenek rá? Találja meg a varázslatot, és az alkalmazottak imádni fogják.
