Egy bevált módszer digitális életed megszervezésére és kreatív potenciálod felszabadítására
Tiago Forte termelékenységi szakértő Building a Second Brain című könyve egyszerű, hatékony és működőképes megoldásokat kínál napjaink egyik legnagyobb kihívására: az információ-túlterhelésre. Forte négy kulcsfontosságú szervezési elv segítségével mutatja be, hogyan használhatja ki a digitális eszközöket egy olyan intuitív és hatékony tudástároló rendszer létrehozásához, mint egy második agy.
A szerzőről
Tiago Forte alapította a ForteLabs-t. A termelékenység és a személyes tudásmenedzsment szakértője. Olyan vállalatoknak adott tanácsokat, mint a Toyota, a Nestlé és az Amerika-közi Fejlesztési Bank, és több mint 25 000 online tanulóból álló közösségnek tanított termelékenységi készségeket.
Duplázza meg az agyi teljesítményét.
Hányszor történik veled ilyesmi: a reggeli ingázás közben támad egy zseniális ötleted, de mire beérsz az irodába, az már el is tűnt. Vagy épp most olvastál egy új tanulmányról, amely teljesen releváns a megbeszélésedhez, de nem emlékszel, mi volt az.
Ha olyan vagy, mint a legtöbb ember, az ilyen dolgok állandóan megtörténnek veled. Az információ túlterhelés korában élünk. A New York Times szerint egy átlagos ember naponta 34 gigabájtnyi információval egyenértékű információt dolgoz fel. Ez egyszerűen túl sok egy agynak, hogy megbirkózzon vele.
Szerencsére a technológia olyan eszközöket kínál számunkra, amelyekkel olyan hatékonyan és intuitív módon archiválhatjuk, felidézhetjük és kombinálhatjuk újra az információkat, mint egy második agy. Ebből az összefoglalóból megtudhatod, hogyan építhetsz magadnak egy második digitális agyat. Eközben felszabadítod a valódi agyadat a mély gondolkodás és a kreativitás számára. És soha többé nem fogsz elfelejteni egy fontos információt sem. Jól hangzik? Akkor kezdjük el.
A második agy kiépítése az információk hatékony rögzítésével kezdődik.
Ismerd meg Johnt és Ameliát. Mindketten tudásmunkások. Johnnak van második agya, Ameliának nincs.
Amelia egy átlagos napja valahogy így néz ki:
Amelia felébred, és elméjét elárasztják a szétszórt gondolatok és ötletek, de mielőtt végig tudná vinni őket, az e-mail értesítések pingje elvonja a figyelmét. A délelőttöt azzal tölti, hogy eloltja a tüzet a postaládájában. Nincs ideje összeszedni a gondolatait egy délutáni megbeszélés előtt. Ami még rosszabb, az értekezlet felét azzal tölti, hogy a fájlokat válogatja, hogy megtalálja a szükséges számokat – és teljesen elveszíti a megbeszélés fonalát. Munka után kimerülten szakít egy kis időt arra, hogy szenvedélyes projektjén dolgozzon, de hamar elkedvetlenedik – nem emlékszik, hol hagyta abba legutóbb, és fogalma sincs, mit kellene most prioritásként kezelnie. Lefekszik, és a ciklus másnap megismétlődik.
John tipikus napja kicsit másképp néz ki.
John is szétszórt gondolatokkal ébred – de gyorsan beírja az ígéretes ötleteket a jegyzetalkalmazásba. Munkába menet részletesebben átgondolja az ötleteket, és hangfelvételt készít a lehetséges kihívásokról és megoldásokról. Mire a délutáni megbeszélésre kerül a sor, már készen áll a napirend, valamint az extra információk, amelyekről úgy gondolja, hogy fontosak lehetnek a megbeszélés szempontjából. És az az ötlet, amit ma reggel jegyzetelt? Mostanra már elég kifinomult ahhoz, hogy bemutassa a testületnek. Aznap este, amikor már van ideje a szenvedélyes projektjére, tudja, hol kezdjen hozzá a munkához.
John nem okosabb vagy rátermettebb Ameliánál. Egyszerűen csak van egy második agya.
Hogyan lehet tehát olyan második agyat építeni, amely ugyanolyan jól működik, mint Johné? Egyszerű… ha egyszer feltöröd a kódot. A kódot, mint C-O-D-E. Minden betű a második agy felépítésének négy lépése közül egyet jelöl: Capture, Organize, Distill és Express (Rögzítés, Rendszerezés, Desztillálás és Kifejezés). Ez a rész és az azt követő három rész mindegyik lépést lebontja. És mindegyik rész egy-egy extra kreditpontot érő feladattal zárul, amelynek célja, hogy hallgatás közben segítsen felépíteni a második agyadat.
Kezdjük az első lépéssel. Rögzítés.
Körülvesznek bennünket az információk, mind külső – mint idézetek, képek, cikkek, tárgyalási jegyzetek -, mind belső, mint emlékek, gondolatok és meglátások. Használjuk ki ezeket az inputokat. Amikor olyan információval találkozik, amelyet meg akar jegyezni, rögzítse azt – ez lehet egy képernyőfotó készítése, egy cikk könyvjelzőbe helyezése vagy akár egy gyors hangfelvétel rögzítése is. Egyszerű!
Most talán arra gondolsz: “Várjunk csak – én már csinálom ezt. És határozottan nem érzem úgy, hogy van egy második agyam!” Nos, valószínűleg két hibát követsz el.
Először is, rossz dolgokat rögzítesz. Gyakran azért örökítünk meg dolgokat, mert úgy gondoljuk, hogy meg kell tennünk, még akkor is, ha nem érzünk semmilyen kapcsolatot velük. A végén túl sok olyan információt gyűjtünk, amelyek nem jelentenek túl sokat számunkra. Próbálj meg csak olyan információkat rögzíteni, amelyek kiváltanak benned valamit. Segíthet, ha a rögzíteni kívánt információkra úgy gondolunk, mint tudáskincsekre. Többet jelentenek, mint egy tény vagy egy megfigyelés. Megoldások, időmegtakarítások, inspirációs szikrák, perspektívaváltások.
Másodszor, nem központosítja a megörökített tudást. Mindenféle digitális eszköz létezik, amelyek segítségével rögzítheti a tudásértékeket. Kiemelheti az e-könyveket, lájkolhatja és könyvjelzővel láthatja a közösségi médiában, kiveheti a podcastok hanganyagát… a lista folytatható. De ezek az eszközök nem jelentik a teljes történetet. Gondoljon úgy mindarra, amit ezekkel az eszközökkel rögzít, mint idegvégződésekre. Mindegyiknek egyetlen központi idegrendszerbe kell visszavezetnie: a második agyadba. Bármelyik szabványos digitális jegyzetelő alkalmazásnak meg kell tennie a dolgát. Állítsa be az összes rögzítési módját úgy, hogy mindent, amit elment, ebbe az egyetlen központi digitális térbe exportáljon, és automatikusan frissítsen.
Még mindig úgy érzi, hogy túlterhelt a sok információ, amit rögzít? Kövesse a Nobel-díjas fizikus, Richard Feynman példáját, aki az innovatív, szokatlan gondolkodásról volt híres. Feynman írt egy listát, amely körülbelül egy tucat olyan alapvető kérdést tartalmazott, amelyekre a kutatásai során választ akart kapni. Amikor egy új információval találkozott, mindig ezekkel az alapkérdésekkel összevetve tesztelte azt. Ezzel a módszerrel gyakran a legváratlanabb helyeken talált megoldásokat! Az alapkérdések listájának vezetése segíteni fog Önnek abban, hogy összpontosítson a megragadásokra, még akkor is, amikor a tudáseszközök eklektikus könyvtárát építi fel.
Készen áll arra, hogy elkezdje a rögzítést? Itt a kreditponton felüli feladat:
Minden, amit rögzít, legyen erős és sürgős. Tiago Forte, a CODE rendszer megalkotója átlagosan csak két adatot rögzít naponta. Gondoljon vissza az elmúlt 24 órára. Mi az a két legfontosabb ismeretanyag, amit magaddal vittél? Rögzítse őket!
Hozzon létre egy olyan digitális teret, amelyet a termelékenység optimalizálására terveztek.
Hallottál már a katedrális-effektusról? Alapvetően a tér, amelyben tartózkodsz, hatással van a gondolkodásodra. Egy gótikus boltívekkel, boltíves mennyezettel és márványpadlóval díszített katedrálisban nagyobb valószínűséggel gondolkodik magasztos gondolatokon élete céljáról, mint egy fogorvosi váróteremben. És nagyobb valószínűséggel találja meg az összpontosítást egy takarékos, gyéren berendezett műteremben, mint egy rendetlenségtől és rendetlenségtől hemzsegő szobában.
Ugyanez a hatás érvényes a digitális térre is. Gondoljon úgy az elraktározott tudáskészletekre, mint a második agyának építőköveire. A következő lépéssel, a Rendszerezéssel itt az ideje, hogy elkezdje őket egy katedrálissá építeni, amely fantasztikus gondolkodásra inspirál.
Ha rendszerezés nélkül rögzítesz, az összes értékes tudásvagyonodat kevésbé inspirálónak és inkább nyomasztónak kezded érezni. Még több információ túlterheléssel nézel szembe. És ezúttal a túlterhelés felelőse te vagy!
Tehát katedrálisépítőnek kell lenned, és rendszerezned kell ezeket az eszközöket. Az első ösztöne lehet, hogy témakategóriák szerint rendszerez. Ne törődjön ezzel az ösztönnel. A második agyadnak nem könyvtárnak, hanem konyhának kell éreznie magát. Összezavarodott? Nos, képzeld el, ha a konyhádat ételek szerint rendeznéd. Nem működne. A konyhákat folyamat és eredmény szerint szervezik – az edények a tűzhely feletti szekrényben, a mosogató melletti edénytartó és így tovább. Ahhoz, hogy a második agyad eredményorientált legyen, rendszerezd a tudáskészleteidet a megvalósíthatóság sorrendjében.
Készen áll egy újabb rövidítésre? A PARA a projektek, területek, erőforrások és archívumok (Projects, Areas, Resources, Archives ) rövidítése. Ez a második agyad négy területe. Minden egyes tartomány tartalmazhat annyi vagy olyan kevés dedikált mappát, amennyit csak akar.
A projektek olyan rövid távú, általában határidőhöz kötött célok, amelyek megvalósításán aktívan dolgozol. Egy munkahelyi projekt lehet például egy új weboldal megtervezése. Egy személyes projekt lehet egy nyaralás megtervezése.
A területek folyamatos kötelezettségvállalások. A személyes pénzügyei például egy terület, nem pedig egy projekt. Nekik nincs teljesítési határidőjük. Dinamikusak, és folyamatos felügyeletet igényelnek.
Az általunk erőforrásnak nevezett terület az olyan témák gyűjtőhelye, amelyekkel szívesen foglalkozna, de amelyeket még nem alakított át projektekké vagy területekké. A legfurcsább, legvadabb hobbik és álmodozások is helyet kaphatnak itt, a méhészkedéstől az asztrofizikáig.
Végül az Archívum a befejezett projekteknek, a már nem aktuális területeknek és az olyan érdeklődési köröknek ad helyet, amelyek jelenleg nem szólnak hozzád. Csak azért, mert ezek nem relevánsak azonnal, még nem jelenti azt, hogy ki kell dobnia őket a második agyából – de úgyszólván a hűtőházba kell helyeznie őket, hogy ne álljanak a jobban hasznosítható tudástartalmak útjába.
E kategóriák közül a projektek a leginkább megvalósíthatóak, az archívumok a legkevésbé. Minden egyes tudásanyagot, amelyet rögzít, e négy terület valamelyikéhez kell rendelni. Így az azonnali megvalósíthatóság sorrendjében kerülnek elhelyezésre. De ne izguljon túlságosan – a legjobb, ha nem szervezi meg, amint rögzítette. Várjon addig, amíg van egy rakás eszköz, amit át kell válogatnia, és csak azután rendszerezze őket. Ez távolságot ad ahhoz, hogy minden egyes eszközre analitikusan és az információk tágabb kontextusának részeként tekintsen.
Készen állsz egy kis extra kreditre?
A küldetésed az, hogy kitakarítsd a digitális munkaterületedet. Archiváljon mindent. Komolyan. A régi fájlok hegyeinek átválogatása a legnagyobb visszatartó erő a hatékony második agy kiépítésében. Ha már tiszta a tér, készítsen egy mentális leltárt. Milyen projektjei vannak most folyamatban? Gondoljon kettő-háromra, majd rendeljen hozzájuk mappákat. Készen állsz arra, hogy elkezdd építeni a digitális katedrálisodat.
Vegye el, amire szüksége van, a többit felejtse el.
Felébredsz az éjszaka közepén. Egy csodálatos, életet megváltoztató ötleted támadt. Lejegyzeteled, majd visszaalszol. Amikor reggel felébredsz, és elolvasod az ágyad melletti jegyzetet, azt gondolod – ez meg mi?
Ha elég idő telik el a jegyzet lejegyzése és az újbóli találkozás között, és – bármennyire is megragadta az adott pillanatban – hat hónappal később már semennyi értelme sincs.
Hogyan kerülheti el ezt a problémát? Nos, nem egyszerűen csak el akarja menteni a tudást, hanem úgy, hogy az elérhető és releváns legyen, amikor legközelebb találkozik vele. Az irónia az, hogy minél jobban rögzíted és rendszerezed, annál kevésbé lesz felfedezhető az összes információd.
Van egy régi kínai közmondás, amely valahogy így hangzik: Ha tudást akarsz szerezni, minden nap tegyél hozzá valamit. Ha bölcsességre vágysz, minden nap vonj le valamit.
A CODE rendszer következő lépése – a Distill – a kivonásról szól. Rétegenként dolgozva azonosítja, kivonja és desztillálja a kulcsfontosságú információkat. Minél több réteg van, annál erőteljesebben desztillálhatod a tudásodat.
Íme, hogyan nézhet ki a desztillálás négy rétege a gyakorlatban.
- Először is, elment egy cikket, amely felkeltette az érdeklődését.
- Másodszor, átolvassa, és kiemeli a legfontosabb részeket.
- Harmadszor, a kulcsgondolatokat és -mondatokat ezeken a részeken belül félkövérrel kiemeli.
- Negyedszer, ír egy összefoglalót ezekről a kulcsgondolatokról – legfeljebb néhány mondatban.
Ne feledje, hogy a kivonatolás során nem kell az egész cikket összefoglalnia, csak azokat a részeket, amelyek felkeltették az érdeklődését, és amelyek relevánsak a céljai szempontjából. És győződjön meg arról, hogy a legjobban desztillált információ egyben a legjobban felfedezhető is. Például a vezetői összefoglalónak kell lennie az első dolognak, amit akkor lát, amikor visszanavigál egy tudásanyaghoz, így könnyen megismerkedhet bármely tudásanyag legkritikusabb tanulságaival.
A szétválasztás időbe telik. De ígérem, sokkal több időt takarít meg, mint amennyit elvesz. Legközelebb, amikor a rögzített tudásanyaggal foglalkozik, nem kell majd mindent újra átnéznie, hogy emlékezzen, miért fontos. És megválaszthatja, hogy milyen szinten kíván foglalkozni vele – átfuthatja az összefoglalót, felfrissítheti a kiemelt kulcsgondolatokat, vagy újra átnézheti a tartalmat.
Ha további bátorításra van szüksége ahhoz, hogy elkezdje a disztingválást, inspirálódjon a sokat díjazott dokumentumfilmes Ken Burns-től. Az ő dokumentumfilmjei, például a jazzről vagy az amerikai polgárháborúról szóló dokumentumfilmjei a desztillálás mesterkurzusai. Burns nagymértékben támaszkodik talált és archív felvételekre – számításai szerint minden 50 órányi felvett anyagból csak egy óra kerül a végső vágásba.
Készen állsz arra, hogy kipróbáld a lepárlást? Tegyél félre harminc percet, fogd a választott italodat, és dőlj hátra egy cikkel, amit már régóta el akartál olvasni. Ezután menjen végig a desztillálás rétegein: olvassa el a szöveget, emelje ki a legfontosabb részeket, vastagítsa ki a kritikus gondolatokat, és készítsen egy összefoglalót.
Ne csak tárolja a tudást – használja is!
Elérkeztünk a CODE rendszer utolsó lépéséhez: Fejezd ki magad. Ez a lépés eléggé magától értetődő. Felépítettél egy működő második agyat. Összegyűjtötted az információkat, rendszerezted őket, és a legfontosabb fogalmakra bontottad. Most itt az ideje, hogy ezt a tudást felhasználja: új eredményeket hozhat létre a munkahelyén, megvalósíthatja személyes projektjeit, beindíthatja mellékes tevékenységeit, és új megoldásokat találhat ki a kínzó problémákra.
Nos, mire vársz még? Induljon! Jó szórakozást!
Ne aggódj, még nem végeztünk. Sokak számára ez az utolsó lépés a legijesztőbb. Íme, egy utolsó trükk, amely segít abban, hogy biztosan felhasználja az összegyűjtött, rendszerezett és desztillált tudást.
Indítsd el a projektjeidet a köztes csomagok segítségével. Mik azok a köztes csomagok? Ezek egy nagyobb folyamat kis, megvalósítható részei.
Gondoljon a Legóra – minél több darabja van, annál bonyolultabb és lenyűgözőbb szerkezeteket hozhat létre. Ugyanígy, elképesztően nagy és összetett projekteket is képes leszel véghezvinni, ha azokat különálló, megvalósítható lépésekre bontod.
Valójában sok szakma már most is ezt csinálja – a szoftverfejlesztők modulokban dolgoznak, a tévés producerek pedig pilot-filmeket fejlesztenek, mielőtt egész tévésorozat évadokat készítenének.
Egy-egy köztes csomag megbirkózása természetesen jobban megvalósítható és megszakításbiztosabb, mintha egy egész projektet próbálnánk egyszerre nekivágni. De van egy másik előnye is. A köztes csomagok lehetővé teszik, hogy korán és gyakran kérjen visszajelzést – így, ha irányt kell változtatnia, azt minimális munkakieséssel megteheti.
Még jobb? Ha egyszer elkészített egy köztes csomagot – egy tárgyalási napirendet vagy egy küldetésnyilatkozatot – újra és újra felhasználhatja, újra és újra felhasználva és módosítva azt az aktuális projektjeihez igazítva. Sőt, ha már egy ideje használja a második agyát, valószínűleg már több tucat előre elkészített köztes csomagja van.
A címkézési funkció és a keresősáv a barátod, amikor a köztes csomagok újbóli felszínre kerüléséről van szó. Itt meg kell teremtenie az alapokat azáltal, hogy a releváns kulcsszavak egy keresztmetszetével címkézi a rögzített információkat és tudáseszközöket. Hidd el, később hálás leszel magadnak.
Tegyük fel, hogy meg kell írnia egy GYIK részt a vállalata weboldalára. Szerencsére mindent, ami gyakran felmerül, “GYIK” címkével látott el. Keressen rá a címkére, és voilá, a GYIK-je alapvetően az Ön számára van megírva. Ha észrevesz új GYIK-eket, címkézze őket, amint felbukkannak. Amikor eljön a frissítés ideje, keresse meg újra a címkét, és építsen be minden új információt. Ez tényleg ilyen egyszerű.
De a legjobb ösztönző, hogy kifejezd magad? Ezt a 18. századi filozófus, Giambattista Vico foglalta össze: verum ipsum factum. Ez latinul annyit tesz: csak azt tudjuk, amit teszünk. Más szóval, addig nem érthetünk meg valamit igazán, amíg nem piszkoltuk be a kezünket. Amikor az összegyűjtött tudást és felismeréseket arra használjuk, hogy valami újat hozzunk létre – akkor tekinthetjük magunkat igazán szakértőnek.
Még egy utolsó házi feladat, mielőtt elmész. Próbálj meg befejezni egy projektet. Nem kell tökéletesnek lennie, csak el kell végezni. Ha pedig sorozatosan nem fejezed be a dolgokat, próbáld ki ezt az ökölszabályt: csak olyan projektbe kezdj bele, ami már 80 százalékban kész – ha az alapokat már leraktad, sokkal nagyobb valószínűséggel fogod végigcsinálni a dolgokat.
Összefoglaló
Megváltoztathatod az információkhoz való viszonyodat, ha létrehozol egy digitális második agyat, amely lehetővé teszi számodra az információk intuitív tárolását és rendszerezését. A CODE rendszer segítségével rögzítheted, rendszerezheted, desztillálhatod és kifejezheted a tudást. Ha egyszer belerázódsz ebbe a szokásba, soha többé nem fogod azon kapni magad, hogy elfelejtesz kritikus információkat vagy ötleteket.
Elindult a Business Flow internetes piactere minden vállalkozónak. Kiváló hely vevőket szerezni, kapcsolatokat építeni és rengeteg tudáshoz hozzájutni.