Hogyan tájékoztassuk és győzzük meg a közönséget?
A The Presentation Advantage (2015) megadja azokat a stratégiákat, amelyekkel kapcsolatot teremthetsz a közönségeddel, és elérheted a kívánt eredményeket. A prezentáció az igazgatótanácstól az első randevúig mindenhol előfordul. Az, hogy hogyan prezentálod magad, mindenben befolyásolja, hogy milyen sikereket érsz el.
A szerzőről
A társszerzők, Kory Kogan, Breck England és Julie Schmidt a FranklinCovey coaching cégnél végzett munkájukkal szervezetek százai számára hoztak változást. A Stephen Covey, a Magasan hatékony emberek 7 szokása című könyv szerzője által alapított FranklinCovey segít nagy és kis vállalkozásoknak jobb vezetők és erősebb csapatok kialakításában.
Fedezze fel, hogyan lehet nyolc másodperc alatt megváltoztatni valakinek a gondolkodását.
Könnyen találhatsz rengeteg könyvet, webináriumot és online tanfolyamot, amelyek megtanítják a hivatalos prezentáció összeállításának mechanizmusát. De ez a könyv, az Előnyhöz prezentáció mindezt, és még annál is többet nyújt. A fő lépésekre összpontosít, persze – de arra is, hogy mennyire fontos, hogy erőteljes kapcsolatot teremts a közönségeddel, hogy megragadd a figyelmüket, megváltoztasd a véleményüket, és cselekvésre ösztönözd őket.
Pszichológiai tanulmányok szerint az átlagos figyelem mindössze nyolc másodpercre zsugorodott. Nyolc másodperc alatt nem csak kiváló első benyomást kell keltened – valami olyan érdekfeszítő dolgot is kell nyújtanod, ami elég érdekes ahhoz, hogy a közönséged félretegye a telefonját, és aktívan figyelje, mi következik. Az ezt követő pillanatokban fenn kell tartania a figyelmüket, olyan tudást kell nyújtania, amely egyszerre informatív és érdekes, és passzív hallgatóból aktív partnerré kell változtatnia őket.
Ez nem könnyű, de lehetséges. És ez az összefoglaló megmutatja, hogyan – még akkor is, ha introvertált, ideges vagy más módon idegenkedik a nyilvános beszédtől.
Lásd a dolgokat másképp
Ha nem tartasz prezentációkat, nem élsz. A prezentáció az információ megosztása tájékoztatás vagy meggyőzés céljából. Ez egy tág meghatározás, amely számos interakciót foglal magában, legyen az hivatalos vagy informális, személyes vagy online, egy az egyhez vagy egy a sokhoz.
Amikor egy igazgatótanács előtt állsz, és megpróbálsz támogatást szerezni egy projekthez, szükséged van egy előnyös prezentációra. Amikor egy barátod előtt állsz, és megpróbálsz megnyerni egy vitát arról, hogy hol vacsorázzunk, akkor is szükséged van a prezentációs előnyre.
Nem csak arról beszélünk, hogy hány gömböt tegyél egy diára, vagy hogyan vetítsd ki a hangodat – bár igen, ezeket a dolgokat is meg fogjuk beszélni. De a prezentációs előny központi hangsúlya a kommunikáción és a kapcsolatteremtésen van.
Ebben a könyvben a tippek és alapelvek egész ábécéjéről fogsz hallani. A “C” betűvel kezdjük.
Az első célod az előadás során az, hogy rávegyed a hallgatóidat, hogy megváltoztassák (Change) a véleményüket, vagy másképp lássanak valamit. Ezt nevezzük paradigmaváltásnak. Ha nem tudsz valakit rávenni arra, hogy paradigmaváltást éljen át, akkor nem fogod tudni rávenni, hogy megtegye a kívánt lépést. Ahhoz, hogy a hallgatóságát paradigmaváltáshoz vezesse, a kapcsolat három C-je szükséges.
Az első C az üzeneteddel való kapcsolatteremtés (Connecting). Kérdezd meg magadtól, hogy milyen stratégiai célt segít elérni ez az előadás. Talán az a célod, hogy megtartsd és vonzd a munkavállalókat. Tudja, hogy a gyermekgondozás nagy probléma az emberek számára, és hogy emiatt már veszített el alkalmazottakat. Ezért meg akarja győzni az igazgatótanácsot, hogy finanszírozzon egy irodai bölcsődét. Az üzenetéhez való kapcsolódás azt jelenti, hogy tudnia kell, miért fontos ez a bölcsőde a nagyobb stratégiai cél, az alkalmazottak felvétele és megtartása szempontjából.
A második C a saját magaddal való kapcsolat. Ez az integritásról és a hitelességről szól. Bár vannak olyan viselkedésformák, amelyeket meg kell formálnod magadban, mint például a testtartás és a gesztusok, nem akarsz hamisnak tűnni. A közönséged egy szempillantás alatt kiszúrja a hamisságot, és nem fogod tudni megteremteni a szükséges kapcsolatot. Kerülje a kettős beszéd vagy eufemizmusok formájában történő pörgést. Legyen egyenes, őszinte és szenvedélyes az üzenete. Legfőképpen pedig hallgasson az érzéseire. Ha valamit kényelmetlenül, kínosnak vagy hamisnak érez az előadásában, figyeljen ezekre az érzésekre – és változtasson.
A harmadik C a közönséggel való kapcsolatteremtés. Senki sem akarja, hogy kioktassák, és senkinek sincs vesztegetni való ideje. Ezért a prezentációd legyen beszélgetés a közönségeddel. Vonja be őket, és vonja be őket a prezentációba. Végső soron azt akarod, hogy elfogadják az ötletedet, és tegyenek lépéseket annak megvalósítása érdekében, ezért logikus, hogy ők is részesei legyenek a kezdeti beszélgetésnek.
Most, hogy megosztottuk a kapcsolatteremtés titkos mártását, térjünk át a prezentáció három D-jére: Develop, Design és Deliver.
Az első D – Fejlesszen ki egy történetet
A jó történetek nem kördiagramokkal vagy adathalmazokkal kezdődnek. A jó történetek egy bummal kezdődnek. Ne feledje, hogy egy paradigmát próbál megváltoztatni. Ahhoz, hogy kapcsolatot teremtsen a közönségével és megragadja a figyelmét, a legelső dolog, amit tennie kell, hogy felborítja a status quo-t.
Tartsd szem előtt, hogy a hallgatóid már eldöntötték, hogy unatkozni fognak, és készenlétben tartják a telefonjukat, hogy eltereljék a figyelmüket. Tehát rögtön a legelején olyasmit kell mutatnod a hallgatóságodnak, ami felrázza – vagy akár meg is törheti – a jelenlegi paradigmájukat. Az ötlet az, hogy kizökkentse őket az egyensúlyukból, és felébressze őket egy sürgős problémára. Azt akarja, hogy tegyék le a telefonjukat és hajoljanak előre.
Ehhez öt lépést kell követned az üzeneted kidolgozása során.
Először is, azonosítsd azt a dolgot, ami kedvet csinál a közönségednek ahhoz, amit szeretnél, hogy megtegyenek. Milyen problémát nem látnak? Milyen hazugságot hisznek jelenleg? Ez az a dolog, ami felrázza őket, hogy odafigyeljenek.
Másodszor, elemezze a közönségét. Derítsd ki, mit tudnak már, mik az előítéleteik, milyen prioritásaik vannak. A szónokok hajlamosak azt hinni, hogy van valami, amit érdemes megosztaniuk és tudásuk, amit átadhatnak. Ne hagyja, hogy az egó az útjába álljon annak, hogy valóban meghallgassa a közönségét, és kiderítse, mit tudnak már.
Harmadszor, vegye figyelembe a környezet logisztikáját. Személyesen vagy videokonferencia keretében tart előadást? Milyen napszakban lesz? Vannak kulturális megfontolások? Úgy ismeri a felszerelését, mint a tenyerét? Gondoljon azokra a dolgokra, amelyek elromolhatnak, és készüljön fel rájuk. Nem fogja minden alkalommal elkapni az összeset, de a felkészülés növeli a siker esélyét.
Negyedszer, dolgozzon ki erős támpontokat. Gondolkodjon el azon, hogy mit kell a közönségének tudnia. Ezután rendszerezze ezeket a dolgokat három kategóriába. A “három ereje” egy bevált konvenció, amely évszázadok óta létezik a történetmesélésben. Aranyhaj és a három medve. Három kívánság a csodalámpából. A három bábu. Újra és újra találkozunk vele.
Íme egy másik hármas: a Triple S formula. Mindhárom kulcspontod esetében ezt a képletet fogod követni, hogy optimalizáld a közönséged képességét az információ megőrzésére. A Triple S formula a következő: state, support, és summarize (Lényeg, Támogatás, Összefoglalás). Világosan fogalmazd meg a lényeget. Ajánlj fel támogató információkat. És aztán, mivel a memória elég silány dolog, összegezd a kulcspontod újrafogalmazásával.
Ötödször pedig készítsen erőteljes bevezetést és konklúziót. A világrengető, paradigmaváltó bevezetésről már beszéltünk. Azonnal hitelesnek akarod magadat, az üzenetedet sürgősnek, az előadásodat pedig a hallgatóság figyelmére érdemesnek feltüntetni. Ezután térj át a három alátámasztó pontodra. Végül a konklúzióval fejezed be – egy epikus felhívással a kalandra. A csatakiáltás, amely cselekvésre sarkallja a hallgatóságát.
Még egy gyors megjegyzés a virtuális prezentációkkal kapcsolatban: ugyanazok a szabályok érvényesek. A közönséget végig le kell kötnie – és újra le kell kötnie -. Csak arra kell ügyelnie, hogy a rendelkezésére álló különböző eszközöket használja. Közvélemény-kutatások készítése, a csevegőfunkció használata mind-mind olyan lehetőségek, amelyekkel virtuális prezentációkon keresztül kapcsolatba léphet közönségével.
Most pedig, mivel valószínűleg a diákat is használni fogja, függetlenül attól, hogy a prezentációja személyesen vagy online lesz, merüljünk el a jó prezentációk második D-jében.
A második D – Tervezzen célzott vizuális elemeket
Nem kell tervezőnek vagy művésznek lennie ahhoz, hogy hatásos vizuális anyagokat hozzon létre. Csak át kell gondolnia, hogy mit szeretne elérni a vizuális eszközökkel.
Íme egy példa: Egy férfi úgy készült fel az előadására, hogy a hallgatóság egy részének ajándékokat adott. Tíz vezető volt jelen. Közülük heten személyre szabott síkesztyűt kaptak. Egyikük egy összetört dobozt kapott, amiben olyan kesztyűk voltak, amelyek nem illettek rá, ketten pedig egyáltalán nem kaptak semmit.
Amikor a két vezető, aki nem kapott semmit, megkérdezte: “Mi van?”, az előadó azt mondta: “Sajnálom, az önöké nem érkezett meg időben”.
Amikor a túl kicsi kesztyűvel rendelkező vezető megszólalt, a műsorvezető azt mondta: “Sajnálom, néha összekeverednek a dolgok.” A kesztyű nem jött meg.
Ezután az előadó a PowerPointon egyetlen diára kapcsolt, amelyen egy óriási töredék volt látható. A tört “egyharmad” volt. Az előadó azt mondta: “Ennyi ügyfelünknek volt idén rossz tapasztalata a rendeléskiszállítással kapcsolatban”.
Tudják, az előadó felügyelte cége szállítmányozását. A vállalat kiszervezte a szállítást egy ügynökségnek. Az ügynökség nem végzett jó munkát, és az előadó meg akarta oldani ezt a problémát.
A valós életből vett kellékek és egyetlen dia kombinációja erőteljes hatást gyakorolt a hallgatóságra. Felébresztette őket egy valódi problémára. Sőt, még jobb, hogy magával ragadta őket, és éreztette velük, hogy a probléma az ő problémájuk is. Előadónk passzív hallgatóságból aktív partnerré változtatta a hallgatóságát, még mielőtt elkezdte volna a diavetítést. És mindezt a céltudatos vizuális eszközöknek köszönhette.
Nem kell feltétlenül a közönségre szabott ajándékokat készítenie – más helyzetekben valószínűleg nem is lenne értelme. De a vizuális eszközökbe beleteheti a gondolatot és a gondosságot.
Válasszon olyan vizuális elemeket, amelyek már az elejétől fogva hatást gyakorolnak. Ezeket nevezzük “nagy képeknek”. Keresse azt az egy képet, amely már azelőtt elmondja az egész történetet, mielőtt még beszélni kezdene – hasonlóan az imént említett óriási “egyharmadhoz”.
Bármit is teszel, győződj meg róla, hogy jó minőségű képeket használsz. A kiváló minőségű kép olyan kép, amely elvégzi a feladatát. Ha nem tudod, hogy a képnek milyen feladatot kellene ellátnia, akkor ne használd.
Ha kézikönyveket használ, ne ossza meg őket a prezentáció előtt. Ha mégis megteszi, akkor a végén elveszíti a közönségét egy újabb figyelemelterelés miatt. És mint minden más vizuális eszközzel, győződjön meg arról, hogy a handoutoknak (kinyomtatőtt vázlatoknak) is megvan a célja, és hogy betöltik a feladatukat.
Ami a szöveget illeti, a felsorolásjeleket használja takarékosan – nem kell minden dián felsorolásszerű lista. Ha mégis van lista, maradjon a három-öt felsorolásnál. Használjon sans serif betűtípusokat, nagy betűtípusokat, és mindenképpen ellenőrizze az olvashatóságot, mielőtt bemutatja.
Utolsó megjegyzés a vizuális eszközökről: egy virtuális megbeszélésen a vizuális eszközök még fontosabb szerepet játszanak. Mivel a hallgatósága nincs önnel együtt a teremben, minden rendelkezésére álló eszközt fel kell használnia, hogy kapcsolatot teremtsen velük.
Most, hogy beszéltünk az üzenetküldésről és a vizuális eszközökről, térjünk rá a jó prezentációk harmadik és egyben utolsó D-pontjára.
A harmadik D – Magabiztos előadás
Itt az ideje, hogy felállj és prezentálj. Ez nem az a lehetőség, hogy a használt autókereskedő tulajdonságait csillogtassa meg – hacsak nem használtautó-kereskedő, ebben az esetben csak rajta! Nem kell dörzsöltnek lenned. Nem kell sok fogat mutatnod, és nem kell nevetned a saját vicceiden.
De ahhoz, hogy hiteles legyél, igazodnod kell az üzenetedhez, ami az egyetlen módja annak, hogy kapcsolatot teremts a közönségeddel. Az első benyomás kialakítására 39 ezredmásodperc áll rendelkezésére, és az alábbi tippek betartásával biztosra kell mennie, hogy mindegyiket maximálisan kihasználja.
Az előadás előtt készítse elő a felszerelését és a termet. Legyen professzionális a megjelenése. Öltözzön az alkalomhoz illően, és igyekezzen a lehető legjobban összehangolni ruhaválasztását azzal, ahogyan a hallgatósága öltözködik.
Az előadás elején győződjön meg arról, hogy mindenki látja és hallja Önt. Amikor a közönség elé áll, legyen jó a testtartása. Legyen tudatában annak, hogy a különböző testtartások különböző jelentéstartalmakat közvetíthetnek. A mellkasán keresztbe tett karok zárkózottnak tűnhetnek. A hátad mögött összekulcsolt kezek azt a látszatot kelthetik, mintha rejtegetnél valamit.
Használjon jó szemkontaktust. Legyen tisztában a szemkontaktusról alkotott kulturális elképzelésekkel, és igazodjon azokhoz. Egyes helyeken a túl sok szemkontaktus udvariatlannak vagy arrogánsnak tűnhet. Máshol a túl kevés szemkontaktus gyengeségnek tűnhet.
Másrészt az arckifejezések univerzálisak. A mosoly a világ minden táján mosoly. És a tükörneuronoknak köszönhetően, ha a közönséged elkötelezett, akkor tükrözni fogják az arckifejezésedet.
Előadás közben használjon értelmes, céltudatos gesztusokat. Bár senki sem akarja látni, hogy robotként állsz, de azt sem akarják, hogy idegeskedj vagy vadul gesztikulálj. Használjon olyan gesztusokat, amelyek segítenek hangsúlyozni a mondanivalóját. Ha virtuálisan tart előadást, és a hallgatóság nem látja a gesztusait, akkor is használja őket. Segítenek energiát közvetíteni, ami az egész előadás során érezhető.
Előadás közben vetítse ki a hangját. Ha szünetet kell tartania, ne töltse ki a csendet haszontalan mondatokkal. Hagyja, hogy csend legyen. Ezek a csendes pillanatok gyakran a lényeg hangsúlyozását szolgálják. Használja a hangját beszélgetésszerűen, mintha egy nagyszerű történetet mesélne egy baráti társaságnak. Legyen tisztában a tempójával. Általában csak egy kicsit gyorsabban akarsz beszélni, mint általában szoktál.
Most pedig beszéljünk a nagy félelemről: Mi van, ha ellenséges közönség előtt kell beszélned?
Mindenekelőtt ne feledd, hogy ez a pillanat az ő érzéseikről szól – nem a tiédről. Mutasson empátiát azzal, hogy meghallgatja őket, és őszintén igyekszik megérteni a helyzetüket. Amikor rád kerül a sor, hívd fel őket, hogy hallgassák meg az ötleteidet.
A nehéz kérdések megválaszolásakor kövesse a korábban vázolt Triple S formulát (State, Supporting, Summarize): Mondja ki a választ. Adjon alátámasztó információkat. Majd összegezzen úgy, hogy teljes kört tesz, és megismétli az első állítást.
Ha nem tudja a választ egy feltett kérdésre, csak mondja ki. Az emberek megértőbbek azzal, aki beismeri, hogy nem tudja, mint azzal, aki csak azért talál ki dolgokat, hogy mentse az arcát.
A jó prezentáció végső soron a kapcsolatról szól. Arról szól, hogy ismerd és tiszteld a hallgatóságodat, paradigmaváltást idézz elő, majd meghívd őket, hogy legyenek a partnered a cselekvésben.
Összefoglaló
Bár rengeteg kipróbált és bevált prezentációs taktika létezik, amit érdemes használni, egyik sem számít, ha nem teremtesz kapcsolatot az üzeneteddel, önmagaddal és a közönségeddel. Konkrétan ez azt jelenti, hogy stratégiai üzenetet kell létrehoznod, őszintén és becsületesen kell beszélned, és eléggé tisztelned kell a közönségedet ahhoz, hogy időt és energiát szánj arra, hogy valami értékeset adj nekik. Ha ezeket a kapcsolatokat megteremti, a prezentáció többi része a helyére kerül. Az általunk vázolt tanácsok és módszerek végrehajtásával a közönség elkötelezettségét és részvételét tapasztalhatja – ami végső soron életre kelti a bemutatott ötleteket.
Elindult a Business Flow internetes piactere minden vállalkozónak. Kiváló hely vevőket szerezni, kapcsolatokat építeni és rengeteg tudáshoz hozzájutni.