Richard Koch: A 80/20 elv – részletes könyvkivonat

A 80/20 elv (1997) a GQ a huszadik század 25 legjobb üzleti könyve közé választotta. A könyv a 80/20 elvről szól, amely szerint az eredmények 80 százaléka az erőfeszítések mindössze 20 százalékával érhető el. Ez a jelenség az élet minden területére óriási hatással van, mivel segít kiemelni a legfontosabb tényezőket minden helyzetben.

A kevesebbel többre jutás titka

A mai, hektikusan felgyorsult világban sokunknak naponta lehetetlenül hosszú teendőlistákkal kell megbirkóznia. Előfordulhat, hogy azzal az elhatározással érkezünk a munkahelyünkre, hogy gyorsan befejezzük a listán szereplő első feladatot, és közben két új feladatot találunk.

Hasonlóképpen, a vállalatok is elárasztva találják magukat a komplexitással, amikor több piacot próbálnak kiszolgálni különböző termékek hatalmas tömegével, és mindezekkel úgy zsonglőrködnek, mint egy bohóc a cirkuszban.

Ebben a kaotikus környezetben minden eddiginél fontosabb, hogy tudjuk, mi az igazán lényeges.

Ezért kulcsfontosságú, hogy megértsük a megtévesztően egyszerű, de hatalmas erejű 80/20 elvet. Az erőfeszítés és a jutalom közötti, látszólag univerzálisnak tűnő egyensúlyhiány segít abban, hogy hatékonyabban használd fel a munkaidődet.

Mi több, az elv bizonyítottan segít a vállalatoknak a sikerben, méghozzá ellenkező módon: nem azzal, hogy többet, hanem azzal, hogy kevesebbet tesznek.

Végül pedig az elvet akár a magánéletében is alkalmazhatja, hogy növelje a boldogságát és az elégedettségét a másokkal való kapcsolataiban. Egyszerűen csak el kell sajátítania a megfelelő 80/20-as gondolkodásmódot, és ezek az ötletek megmutatják, hogyan.

Általában az eredmények (output) legnagyobb részét a munkának (input) csak egy kis része hozza létre.

Visszatekintett már egy projektre, amelyen dolgozott, és azt tapasztalta, hogy a munka nagy részét közvetlenül a végső határidő előtt végezte el? Talán abban a néhány napban, amikor már majdnem kifutottál az időből, többet értél el, mint az összes előző héten együttvéve.

Valójában az erőfeszítés és a jutalom közötti hasonló egyensúlytalanságok a legkülönbözőbb helyzetekben figyelhetők meg.

Sok vállalkozás például azt tapasztalta, hogy a termékkínálatuk 20 százaléka valójában a nyereségük 80 százalékát teszi ki.

Hasonlóképpen, az autósok 20 százaléka okozza a balesetek 80 százalékát. Az autósok többsége óvatosan vezet, míg egy kis kisebbség figyelmetlen, és a balesetek többségét okozza.

Ez a jelenség ismertebb nevén a 80/20 elv: a munkaeredmények – vagy output – nagyjából 80 százalékát a munkaerő, vagy input 20 százaléka adja.

Miért nem kiegyensúlyozottabb ez az arány? Mert nem minden oknak van ugyanolyan hatása az eredményekre. Valójában az okok nagyjából két kategóriára oszthatók: egy kisebbségre, amely nagy hatással van az eredményekre, és egy többségre, amely csak kis hatással van. Ez egy 80/20-as felosztást eredményez.

Meg kell azonban jegyezni, hogy a 80/20 elv egyszerűsítés, és a valóságban az arány hajlamos eltérni – lehet például 70/30 vagy 99,9/0,01.

Természetesen az sem biztos, hogy a számok mindig százra adódnak össze. Egy 1997-es tanulmány például kimutatta, hogy 300 filmből mindössze négy (1,3 százalék) hozta a jegyeladások 80 százalékát.

Amint láthatja, a 80/20 elv megnyilvánulásai a legkülönbözőbb területeken találhatók, és mint látni fogja, ez értékes tudás.

A 80/20 elvvel való gondolkodás nem természetes az emberek számára, mert elvárjuk az egyensúlyt és a méltányosságot.

Az emberek hajlamosak elvárni, hogy a világ kiegyensúlyozott legyen.

Valójában azonban nem az egyensúly a világ természetes állapota – az egyensúlytalanság az.

Vegyük például a nyelvészetet: Sir Isaac Pitman felfedezte, hogy a mindennapi beszélgetések kétharmadát körülbelül 700 gyakori szó teszi ki. Ha ezek származékait is beleszámítjuk, akkor ez a szám 80 százalékra emelkedik: az angol nyelv szavainak kevesebb mint egy százaléka teszi ki a mondanivalónk több mint 80 százalékát.

De honnan származik ez az egyensúlytalanság?

Visszacsatolási körökből, amelyek még a kis különbségeket is megsokszorozzák és felerősítik.

Ha például több, nagyjából azonos méretű aranyhal él ugyanabban a tóban, akkor is nagyon különböző méretű halakká nőnek.

Hogy miért?

Mert egyes halak nagyon kicsivel nagyobbak a többinél, így egy aprócska előnyre tesznek szert. Ez azt jelenti, hogy több táplálékot sikerül kifogniuk, és így gyorsabban nőnek, mint a kisebb halak. Ez növeli az előnyüket, így még több táplálékot tudnak kifogni. Így a körforgás minden egyes hurokkal felerősödik, és végül jelentős méretkülönbségeket eredményez.

De bár az ilyen egyensúlytalanságok természetesek, sokan igazságtalannak tartják őket. Erre példa a jövedelem és a vagyon egyenlőtlen eloszlása: Ha a lakosság 20 százaléka birtokolja a vagyon 80 százalékát, azt társadalmi igazságtalanságnak nevezzük.

Ez a vélt igazságtalanság abból fakad, hogy az emberek azt feltételezik, hogy a munkának és a jutalomnak 1:1 arányban azonos jelentőséggel kellene bírnia.

De amint azt a 80/20 elv világosan mutatja, nem minden munka jár azonos jutalommal.

A 80/20 elv segíthet a munkafolyamatok javításában, hogy jobb eredményeket érjünk el.

Mostanra valószínűleg arra gondolsz, hogy ez mind szép és jó, de hogyan kapcsolódhat a 80/20 elv hozzád és a mindennapi életedhez?

Nézzük először a szakmai életedet, mivel a jelenlegi munkamódszered valószínűleg messze nem hatékony. Gondolj bele: ha az eredmények 80 százalékát a befektetett erőfeszítés mindössze 20 százalékával éred el, az azt jelenti, hogy a munkád 80 százaléka kirívóan nem hatékony.

Képzelje csak el: ha ezt a pazarlóan eltöltött időt ki tudná vágni, és helyettesíteni tudná azzal, amit a hatékony 20 százalék alatt végez, akkor megsokszorozná a munkaeredményeit.

Képzelje el például, ha az utolsó pillanatban, egy projekt határidejének közeledtével meg tudná reprodukálni azt a hatékonyságot, amit a projekt teljes időtartama alatt fenntartana.

Valójában a 80/20 elv kreatív alkalmazása segíthet növelni a hatékonyságodat, mert átirányítod az erőfeszítéseidet az olyan feladatokról, amelyeknek csak kis hatásuk van az eredményeidre.

Kezdheti azzal, hogy megvizsgálja és elemzi a munkafolyamatait, hogy kiderítse, melyek azok a részek, amelyek nem hatékonyak. Rájöhet, hogy például egy projekt első fázisaiban azzal pazarolja az idejét, hogy túl sokat gondolkodik, és minden lehetséges hibát végiggondol, amit elkövethet. Ha ezt felismeri, tudatosan megpróbálhatja megállítani magát a lehetséges hibákon való töprengéssel.

Bármi is legyen az ok, ha azonosítja őket, és úgy alakítja át a folyamatát, hogy elkerülje őket, jelentősen növelheti a hatékonyságát.

A nyereség növeléséhez az üzleti életben alkalmazza a 80/20 elvet.

Most már tudja, hogyan alkalmazhatja a 80/20 elvet a saját termelékenységére, de valószínűleg kíváncsi arra, hogyan alkalmazhatja azt egy vállalkozásban.

Valójában ezt többféleképpen is megteheti, de talán a legfontosabb a vállalkozás termékpalettájának optimalizálása.

Ehhez először is elemeznie kell, hogy mely termékcsoportjai termelik a legtöbb nyereséget. Egyszerűen állítsa fel az összes termékét a nyereség és az értékesítési számok alapján, és valószínűleg azt fogja tapasztalni, hogy míg a legjobb termékek az értékesítésnek csak 20 százalékát teszik ki, a nyereség 80 százalékát ezek termelik.

A szerző például egy elektronikai cikkeket gyártó vállalatnál végzett vizsgálatot, és megállapította, hogy a három legjobb termék az összes értékesítés 19,9 százalékát tette ki, de az összes nyereség 52,6 százalékát hozta.

Miután azonosította a 80/20-as felosztást a vállalatában, a második lépés az, hogy kihasználja és felerősítse a nyereséges 20 százalékban rejlő potenciált. Állítsa ezeket a termékeket előtérbe, és összpontosítsa erőforrásait arra, hogy többet adjon el belőlük.

Az elektronikai vállalatnál a szerző a vezetőséget a legjobb termékek eladásainak növelésére ösztönözte azzal, hogy az értékesítőknek azt mondta, hogy egyetlen céljuk az, hogy megduplázzák e három termék eladásait, minden másról nem vesznek tudomást.

A siker érdekében egyszerűsítse és csökkentse az összetettséget az üzletében.

Mint mindenki tudja, a nagyvállalatok gyakran nagyon összetettek. Ez azt jelenti, hogy a vezetőknek ügyesen kell kezelniük a komplexitást, sőt gyakran még élvezik is az általa nyújtott kihívást és szellemi ösztönzést.

De vajon a komplexitás elfogadása vagy akár meghívása valóban a legjobb módja annak, hogy sikeres vállalattá váljunk?

A legtöbb ember úgy véli, hogy a méret és a széles termékportfólió előnyös egy vállalat számára, mert minél több terméket ad el egy vállalat, annál több profitot kellene termelnie.

Valójában azonban a belső komplexitásnak hatalmas rejtett költségei vannak. A széles termékpaletta többek között bonyolultabb logisztikát, az értékesítők több képzését és sokkal több adminisztratív munkát igényel, mint egy szűk termékpaletta. Ezek a tényezők növelik a vállalat összköltségét – esetleg több pénzt is, mint amennyit a további termékek hoznak.

Másrészt a vállalkozás egyszerűsítése csökkenti a költségeket. Ha leszűkíti és összpontosítja a termékválasztékot, a vállalatnál mindenki teljes figyelmét a kevés eladott termékre tudja fordítani. Ezáltal mélyebben megérthetik a néhány fontos terméket, mintha tucatnyi termékkel kellene zsonglőrködniük. Ez viszont egyszerűsíti az adminisztratív munkát, és méretgazdaságossági előnyöket – az ugyanabból a dologból való többszöri tevékenységből származó előnyöket – is hoz az olyan területeken, mint a termelés és a logisztika.

Ezeknek az előnyöknek az ereje egyértelmű. Egy 39 közepes méretű vállalatot vizsgáló tanulmány például azt találta, hogy a legkevésbé összetett vállalatok voltak a legsikeresebbek. Szűkebb termékpalettát értékesítettek kevesebb vevőnek, és kevesebb beszállítójuk is volt, ami magasabb nyereséget eredményezett.

Egyértelmű, hogy vállalkozása egyszerűsítésével csökkentheti a költségeket, és ezáltal növelheti a nyereségességét.

A 80/20 elvét a vállalkozásának bármely aspektusára alkalmazhatja, a tárgyalástól kezdve a marketingtevékenységek célzottságáig.

Most már tudja, hogyan alkalmazhatja a 80/20 elvet a termékpaletta szűkítésére és a nyereségesség növelésére. De mi a helyzet az üzleti élet minden más területével?

Szerencsére a 80/20 elv annyira sokoldalú, hogy gyakorlatilag az üzleti élet bármely területén vagy funkciójában alkalmazhatja a siker valószínűségének növelése érdekében.

A tárgyalások például minden vállalkozás fontos részét képezik, legyen szó akár az ügyfelekkel, beszállítókkal vagy partnerekkel folytatott tárgyalásokról.

Egy tárgyaláson jellemzően a megvitatandó pontok gyakran előre jól előkészítettek, de túlságosan sok van belőlük. Egy 80/20-as elemzés valószínűleg azt mutatná, hogy a pontok közül csak néhány számít igazán a vállalat számára, ezért inkább arra kell összpontosítania, hogy ezeket megnyerje, mintsem arra, hogy megpróbáljon érvelni azért, hogy minden pont az Ön javára dőljön el.

Egy másik példa a 80/20 elv alkalmazására a marketingtevékenységek célzottsága. Ha ügyfeleinek mintegy 20 százaléka termeli az üzlet 80 százalékát, akkor arra kell összpontosítania, hogy azonosítsa őket, és meggyőzze ezeket az ügyfeleket, hogy továbbra is vásároljanak.

Miután azonosította a vevőket, biztosítsa hűségüket felháborítóan jó ügyfélszolgálat nyújtásával. Ezután, amikor új termékeket vagy szolgáltatásokat fejleszt, kizárólag ezt a 20 százalékot célozza meg. Ez lehetővé teszi, hogy növelje piaci részesedését, miközben ugyanezeknek az ügyfeleknek ad el.

Vegyük például Nicholas Barsant, az Egyesült Államok egyik legjobb ingatlanközvetítőjét, aki évente több mint 1 millió dollár személyes jutalékot keres. Ennek az összegnek több mint egyharmada olyan visszatérő ügyfelektől származik, akik továbbértékesítik a házukat, így nyilvánvaló, hogy a legjobb ügyfeleinek elégedetté tételére való összpontosítása nyereséges stratégia.

Mostanra már világosnak kell lennie, hogy a 80/20 elv szinte minden üzletágban alkalmazható.

Alkalmazza a 80/20 elvet a mindennapi életében azáltal, hogy megváltoztatja a gondolkodásmódját.

Ahogy az üzleti példáknál láthattad, a 80/20 elvet általában úgy alkalmazzák, hogy elemzik, hogy a bemenetek 20 százaléka a kimenetek 80 százalékát generálja. A mindennapi életben azonban nehéz ilyen elemzést végezni.

Ez azt jelenti, hogy valami másra van szükséged: a 80/20-as gondolkodásra.

A hagyományos gondolkodás lineáris, és azt feltételezi, hogy minden ok és bemenet egyformán fontos. Gyerekként például azt tanítják nekünk, hogy minden barátunk egyformán értékes számunkra.

Ebben a forgatókönyvben a 80/20-as gondolkodás elismeri azt a tényt, hogy valójában nem minden kapcsolat ugyanolyan értékes. Néhány barátunk fontosabb, mint mások, és a velük való kapcsolataink jelentősebbek.

Mondhatnánk, hogy a barátságaink 20 százaléka adja az “érték” 80 százalékát, ami például az öröm és a bajtársiasság érzését jelenti, amit ezekből a kapcsolatokból merítünk.

A legfontosabb különbség a 80/20 elemzés és a 80/20 gondolkodás között az, hogy az elemzéshez adatokat kellene gyűjtened és elemezned, hogy kiderítsd, ki a legfontosabb 20 százalék, míg a 80/20 gondolkodásban csupán megbecsülöd őket.

Itt a kapcsolataid értéke nyilvánvalóan nem igazán mérhető abszolút számokban, de mindig felteheted magadnak a kérdést: “Az életemben lévő emberek közül kik a legfontosabbak számomra? Mennyi minőségi időt töltök velük hetente?”.

Ez a fajta kérdés segít megérteni, melyek a legfontosabb kapcsolataid.

A 80/20-as gondolkodásmód ezután azt javasolná, hogy a minőségre és ne a mennyiségre törekedj, és a kapcsolatoknak ezt a legértékesebb, legjelentősebb 20 százalékát mélyítsd el.

Ez a fajta 80/20-as gondolkodás az élet számos területére alkalmazható, anélkül, hogy szilárd adatokra lenne szükség.

Töltse az idejét a legfontosabb feladatokra, ahelyett, hogy az időgazdálkodásra összpontosítana.

Valószínűleg nem ismeretlen számodra az időgazdálkodás fogalma, amelyet gyakran önsegítő könyvek hirdetnek. Az alapötlet az, hogy a rendelkezésre álló idő alatt többet érjen el, és ez a technika bizonyítottan működik: körülbelül 15-25 százalékkal növeli a termelékenységet.

De van egy még jobb módja is a hatékonyságnak.

Az időgazdálkodásban a cél a hatékonyság növelése azáltal, hogy több feladatot illesztünk be egy adott időbe. Olyan vezetőknek szól, akiknek már így is sűrű a napirendjük, és az első lépés az, hogy a napi tevékenységeket prioritás szerint kategorizáljuk.

Itt kezdődnek a problémák: a legtöbb ember nem tudja, hogy mely feladatai a legfontosabbak, és végül a teendők listájának mintegy 60-70 százalékát “magas prioritásúnak” határozza meg.

Az eredmény? A végén zsúfolt időbeosztásuk és hosszabb munkaidejük lesz. Nyilvánvalóan nem jó megoldás még több feladatot belekényszeríteni egy már amúgy is teli napirendbe, mivel könnyen túlhajszolttá válhat, és legrosszabb esetben kiégést szenvedhet.

Alternatív megoldásként a 80/20-as időgazdálkodás vagy “időforradalom” segít először azonosítani a feladatok azon 20 százalékát, amelyek a teljesítmény 80 százalékát eredményezik, majd ezekre összpontosítani.

A szerző például egy tanácsadó cégnél végzett munkája során felfedezte, hogy cége sikeresebb volt másoknál, de mindenféle extra erőfeszítés nélkül.

Általában a tanácsadók megpróbálnak ügyfeleik számára egy sor kérdéssel foglalkozni, ami csak felszínes munkát eredményez, és az ügyfél felelős az esetleges ajánlások végrehajtásáért.

Ezzel szemben a szerző kollégái az ügyfelek ügyeinek legfontosabb 20 százalékára koncentráltak, és a megtakarított időt arra használták fel, hogy támogassák az ügyfeleket az ajánlások végrehajtásában. Ez a megközelítés segített nekik abban, hogy megelőzzék a többi tanácsadó céget, és növeljék ügyfeleik nyereségét.

Ez a fajta “időforradalom” segít felszabadítani az időt anélkül, hogy a munka hatása romlana.

A 80/20 elv széles körű alkalmazásával érjen el jobb életminőséget.

A legtöbb ember az életminőségét az általános boldogságával határozza meg. Érdekes módon azonban csak nagyon kevesen próbáljuk meg ténylegesen megváltoztatni az életünket, hogy boldogabbá tegyük magunkat.

Valójában a legtöbb ember sok időt tölt olyan dolgokkal, amelyek boldogtalanná teszik. Például sok embernek olyan munkája van, ami boldogtalanná teszi. A legtöbb irodai dolgozó egy fülkében ülve tölti a napjait, esztelenül végezve a feladatokat, és várva, hogy véget érjen a nap vagy a hét.

Hogyan lehet ezt orvosolni?

Egészen egyszerűen, meg kell próbálnod azonosítani a boldogság és a boldogtalanság eloszlását az életedben, és fel kell kutatnod az okait, mielőtt lépéseket tennél a változtatás érdekében.

Kérdezd meg magadtól, hogy az életed melyik 20 százaléka biztosítja számodra a boldogságod 80 százalékát, és fordítva? Miután meghatározta az életének azt a 80 százalékát, amely nagyon kevés boldogságot okoz, ideje cselekedni: egyszerűen csökkentse az ezekkel a dolgokkal töltött időt.

Ha például a munkád boldogtalanná tesz, megpróbálhatod kitalálni, hogyan változtathatnál ezen. Megnézhetnél más munkahelyeket, megpróbálhatnád újrafogalmazni a meglévőt, csökkenthetnéd a munkaidődet és így tovább. De bármit is teszel, nem szabad beletörődnöd abba, hogy egész életedben olyan munkahelyen dolgozol, amely boldogtalanná tesz.

Ha egyszer sikerült leépítenie azokat a dolgokat, amelyek boldogtalanná teszik, úgy fogja találni, hogy több ideje és energiája marad azokra a dolgokra, amelyek boldoggá teszik. Ha például úgy döntöttél, hogy kevesebb időt töltesz a munkahelyeden, több időd marad a családodra és a barátaidra.

Gondolja végig, hogy az életében a tevékenységek 20 százaléka a boldogságának 80 százalékát adja, és próbáljon módot találni arra, hogy több időt töltsön ezekkel. Boldogabb lesz az életed, ha így teszel.

Összefoglaló

A 80/20 elv azt mondja, hogy szinte minden területen a bemenet vagy erőfeszítés 20 százaléka a kimenet vagy jutalom 80 százalékát eredményezi. Ez azt jelenti, hogy az erőfeszítések közel 80 százalékát nem hatékonyan költik el, és ha újra arra a 20 százalékra összpontosítod őket, amely a legtöbb eredményt hozza, akkor óriási hatékonyságnövekedést fogsz tapasztalni. Ez az egyszerű koncepció az élet bármelyik területére alkalmazható, az üzleti tevékenységtől kezdve a barátaidig és az életminőségedig.

Cselekvésre alkalmas tanácsok:

Javítson az üzletén.

Ha Ön üzlettulajdonos, akkor ennek a könyvnek a központi koncepcióját felhasználhatja vállalkozása javítására. Elemezheti például a jelenlegi termékkínálatát, és minden értékesítési erőfeszítését a termékek legjövedelmezőbb 20 százalékára összpontosíthatja.

Magyarország cégei adattáblázat – 586 ezer magyar cég 27 alap adata egyetlen excel táblában!

Cím, tevékenység, forgalom, dolgozói létszám stb. + 92.000 cég 119.000 GDPR kompatibilis céges email címe!

Minta tábla, oktató anyagok - most akciós áron 49.000Ft

Minta, részletek, azonnali megvásárlás itt!