Mi lenne, ha mindenre lenne időd? Hogyan tudnád úgy beosztani a napodat, hogy legyen még egy órád edzeni, egészséges vacsorát főzni vagy időt tölteni a családoddal? Nos, miután 7 milliárdossal, 13 olimpiai sportolóval, 29 kitűnő tanulóval és 234 vállalkozóval készített interjút, Kevin Kruse felfedezte a rendkívül sikeres emberek 15 titkát. Megtudhatja, hogyan szervezik a sikeres emberek a naptárukat, miért kontraproduktívak a tennivalólisták, hogyan gyógyítható a halogatás, hogyan lehet 5-10 perces megbeszéléseket tartani, hogyan csökkenthető a stressz, és hogyan hagyhatja el a munkahelyét 17:00 órára anélkül, hogy bűntudata lenne. Ezen a 15 titkon keresztül megtanulhatod, hogyan növelheted a termelékenységedet, és hogyan hagyhatod abba a stresszt és a túlterheltség érzését.
- FEJEZET: IDŐGAZDÁLKODÁSI KÉSZSÉGEK
Kívántad már valaha, hogy bárcsak több időd lenne a napodban? Talán azt kívánod, bárcsak lenne még egy órád egy jó kis edzésre, az egészséges vacsora elkészítésére vagy a ház kitakarítására. Vagy talán azon kapod magad, hogy azon tűnődsz, hogy a sikeres embereknek hogyan van idejük mindent elvégezni: hogyan van ideje a vezérigazgatóknak egy vállalat vezetésére és a saját projektjeiken való munkára, vagy hogyan van ideje annak a blogger anyukának arra, hogy felnevelje a gyerekeit, beossza a randi estéket és makulátlanul rendben tartsa a házat. Nos, Kevin Kruse elárulja a titkot, hogyan sikerült neki mindez. Csakúgy, mint neked, neki is 1440 perc van a napjában. Mindannyiunknak ugyanannyi perce van, egyszerűen csak rajtad múlik, hogy bölcsen használod-e fel ezeket a perceket.
Az idő a legértékesebb és legszűkösebb erőforrás. Ennek a koncepciónak a felismerésével elkezdheted visszaszámolni a perceket attól a pillanattól kezdve, hogy felébredsz. Kruse úgy emlékezteti magát erre, hogy egy “1400” plakátot ragaszt az irodája ajtajára. De miért percek és nem másodpercek vagy órák? Nos, rengeteg olyan feladat van, ami csak egy-két percet vesz igénybe, például néhány fekvőtámasz és felülés, egy adag mosás, vagy akár csak a sarokban álló irodai növény megöntözése. A legfontosabb: “Az időt soha többé nem kaphatjuk vissza. A pénzzel ellentétben ez pótolhatatlan. Ha egyszer eltűnt, akkor örökre eltűnt”.
Miután felismerte, hogy az ideje mennyire értékes, fontos, hogy meghatározza a legfontosabb feladatait, vagy ahogy Kruse nevezi őket, a MIT-ket. Therese Macan, a Missouri-St. Louis-i Egyetem professzora által végzett kutatások alapján a sikeres időgazdálkodás két legfontosabb kulcsa a prioritások és a mechanika. Más szóval, tudnod kell, hogy mire kell összpontosítanod, és hogyan fogod elvégezni.
Vegyük például az olimpiai aranyérmes Brianna Scurry-t, az Egyesült Államok női labdarúgó-válogatottjának kezdő kapusát. Ő ezt az MIT koncepciót használta az olimpiára való felkészülés során: “Körülbelül hat hónappal az olimpia előtt minden döntésemet a végső elképzelésemhez, az aranyéremhez kötném. Az egyszerű kérdés, amit naponta többször is feltettem, az volt: “Ez a tevékenység segít majd abban, hogy jobban teljesítsek, és ezáltal segít majd nekünk aranyat nyerni?”””. Vagy akár Randy Gage, a New York Times bestseller írója,azt mondja: “Mindig a legfontosabb dologgal kezdem a prioritási listámon. Ha nem a legfontosabb dologgal töltöttem a hetet, akkor az egy elvesztegetett hét volt”. Hogyan határozhatod meg tehát a legfontosabb feladataidat?
Szánj egy kis időt arra, hogy meghatározd a nagy céljaidat, majd határozd meg azokat a lépéseket, amelyek segítenek elérni őket. Ha egy olyan vállalatnál dolgozik, ahol jól szeretne teljesíteni, vagy akár növekedni, akkor néhány kérdést feltehet magának: “Mi alapján fognak értékelni az éves teljesítményértékelésem során? Mi érdekli leginkább a főnökömet? Hogyan határozzák meg a bónuszomat? Mi lenne az az egy dolog, ami miatt előléptethetnének?” Azt is szem előtt kell tartani, hogy az MIT-je minden hónapban, héten vagy akár minden nap más és más lesz, és minden egyes személy MIT-je másképp fog kinézni.
Például egy értékesítő MIT-je lehet a hideghívás, hogy elérje az értékesítési célt. Egy vezető szoftvermenedzser MIT-je lehet egy új programozó toborzása, aki képes egy új alkalmazást kifejleszteni. Egy diák MIT-je az lehet, hogy talál egy tanárt, aki lektorálja az angol dolgozatát. Egy otthonülő szülő MIT-je lehet, hogy lefoglal egy tengerparti házat a nyárra, hogy felkészüljön a család kedvenc éves nyaralására. Nem számít, milyen munkát végez, határozza meg a MIT-jét, találja ki a feladatok elvégzéséhez szükséges lépéseket, és ezeket a lépéseket reggel az első dolga legyen, mielőtt a napi zavaró tényezők elvonják a figyelmét.
- FEJEZET: A TEENDŐK LISTÁJA AZ A HELY, AHOL A FONTOS FELADATOK ELPUSZTULNAK
A teendők listájának elkészítése sok ember számára napi rituálé: felsorolják az aznap elvégzendő feladatokat, és elégedetten húzzák ki őket a listáról, amint elkészülnek. De vajon hány ilyen feladatot nem húznak át soha? A kutatások szerint a teendőlistán szereplő feladatok 41%-át soha nem végzik el, de miért van ez így? Nos, gondoljon bele, ahogy a napját éli, mely feladatokhoz nyúl először? Jellemzően a kisebb, könnyebb feladatok azok, amelyekkel először próbálkozol, egyszerűen azért, hogy valamit a jelentéktelenség ellenére is elvégezz. A nap végére azokat a fontos, fájdalmas feladatokat hagytad utoljára, amelyeket valószínűleg először kellett volna elvégezned.
Ez csak egy a sok probléma közül, ami a teendőlisták írásával kapcsolatban felmerül. Nemcsak azt teszik lehetővé, hogy a sürgős feladatokkal foglalkozz a fontosak helyett, hanem felesleges stresszt is okoznak. Mivel minden nap úgy sétál ki a munkahelyéről, hogy nem végzett el mindent, ami a listáján szerepel, előfordulhat, hogy az elvégzetlen feladatok terhét cipelve megy haza. Ehelyett inkább hozzon létre egy naptárat, és használjon idősávokat vagy időblokkokat a napjának beosztásához. A kiemelkedően sikeres emberek nem vezetnek teendőlistákat, ehelyett egy jól karbantartott, jól szervezett naptárat vezetnek.
Jordan Harbinger, a The Art of Charm társalapítója szerint “használj naptárat, és az egész napodat 15 perces blokkokra osztva tervezd be. Fárasztónak hangzik, de ezzel a legfelső 5%-ba kerülsz, ami a szervezettséget illeti. Ha nincs a naptárban, akkor nem lesz elvégezve. Ha rajta van a naptárban, akkor nem számít, mi lesz. Ezt nem csak a találkozókra, hanem az edzésekre, hívásokra, e-mail blokkokra stb. is használd.” A trükk az, hogy mindenre, ami valóban prioritást élvez, kijelölünk egy időblokkot.
Ha a teendők listáját naptárba rendezi, lehet, hogy néhány feladat akár hat hónapja is rajta van a listáján. Ha valóban fontos, hogy ezeket a feladatokat elvégezd, akkor tedd fel őket a naptáradba. Ha nem kerül fel a naptárába, akkor ezek a feladatok amúgy sem voltak soha prioritás. Arra is fel kell készülnie, hogy a naptára változhat, és rugalmasnak kell lennie. Ha például az edzést általában délelőtt 10:00-kor fejezi be, de az egyik nap el kell érnie egy repülőgépet, ütemezze az edzést a nap korábbi szakaszára. Így a menetrendedben bekövetkezett változások ellenére is mindent el tudsz végezni.
- FEJEZET: A HALOGATÁS GYÓGYMÓDJA
Mindannyian jártunk már így. Megígéred magadnak, hogy holnap korábban felkelsz, és elkezded azt az edzésprogramot, amit eddig halogattál. Közeledik egy határidő, de úgy döntesz, hogy a Facebookot vagy az Instagramot görgeted ahelyett, hogy a projekten dolgoznál. El akarod olvasni azt a könyvet, amiről mindenki beszél, de ehelyett inkább a Netflix műsorát nézed, vagy a barátoddal beszélgetsz. Mindannyian érezzük a halogatás hatásait, de miért tesszük ki magunkat továbbra is ennek a terméketlen körforgásnak? Egyesek azt gondolják, hogy egyszerűen lusták, de Kruse szerint a halogatás nem a lustaságról szól.
A halogatás egyszerűen az a szokás, hogy a fontos, kevésbé élvezetes feladatokat könnyebb, élvezetesebb feladatokkal halogatjuk. Ezért van az, hogy a közösségi médiát görgetve, a barátaidnak SMS-t írva, ételt eszegetve vagy Netflixet nézve kerülöd el a kevésbé kellemes feladatok elvégzését. Ez nem lustaság, hanem a motiváció hiánya. Hogyan találhatod meg tehát a motivációt? Képzeld el magad a jövőben. Koncentrálj arra a fájdalomra, amit a halogatásod okoz majd a jövőbeli énednek. Például, ha a hónap végén esedékes egy dolgozatod, képzeld el, hogyan fogja érezni magát a jövőbeli éned az előző este, ha még mindig nem kezdted el! Az előző este megírt dolgozat fájdalma nyomasztóan nagy lesz, fixálódj erre az érzésre, és sokkal hamarabb fogsz hozzáfogni a megírásához. Más szóval, a halogatás leküzdhető, ha megtalálod a módját annak, hogy kapcsolódj a jövőbeli énedhez, most.
Amint elkezded előre látni, hogyan fogsz a jövőben önszabotálni, kitalálhatsz egy megoldást, amivel legyőzheted a jövőbeli énedet. De a halogatásod gyógyításánál többről van szó, fel kell ismerned azt is, hogy soha nem fog minden elkészülni. Ahogy Andy Grove mondja: “Mindig van még tennivaló, mindig van még, amit meg kellene tenni, mindig van még, amit meg lehet tenni”. A nagyon sikeresek azonban tudják, hogy mit tartanak fontosnak, ezért minden nap délután 5-kor hagyják el a munkahelyüket. Prioritásként kezelik a családi időt, a testmozgást és a jótékonykodást, ezért ennek megfelelően osztják be az idejüket, és tartják is magukat hozzá. Tudta, hogy George W. Bush 95 könyvet olvasott el hivatali ideje alatt? A szabad világ vezetője talált időt arra, hogy olyasmivel foglalkozzon, amit szeretett, így, ha az elnök képes az olvasást előtérbe helyezni, akkor te is előtérbe helyezheted azokat a dolgokat, amelyeket élvezel.
- FEJEZET: VEZESSEN JEGYZETFÜZETET ÉS ALKALMAZZA A 321-NULLÁS RENDSZERT
Hol vagy, amikor a legjobb ötleteid vannak? Az íróasztalodnál ülsz, vagy olyan helyzetben vagy, hogy azonnal életre keltsd az ötletedet? Vagy inkább az utcán sétálsz, repülőn ülsz, vagy éppen edzést végzel? Legtöbbünknek ez utóbbi. Ezért Kruse Richard Branson könyvéből merít, és azt tanácsolja, hogy mindig legyen kéznél egy jegyzetfüzet. Nemcsak, hogy nagyobb valószínűséggel fogsz emlékezni az ötleteidre, de a lejegyzés megszilárdítja őket a fejedben.
Richard Branson bevallja, hogy jegyzetfüzet nélkül nem tudta volna felépíteni a Virgint, ezért mindenhová magával visz egyet. Sőt, olyannyira komolyan veszi a jegyzetfüzet vezetési képességeit, hogy egyszer egy repülőn az útlevelét kellett használnia, hogy leírjon egy ötletet, amit épp kitalált. De nem Branson az egyetlen, aki a jegyzetfüzetre esküszik; sok más nagyszerű embernek, például Thomas Edisonnak, George Lucasnak és John Rockefellernek is volt jegyzetfüzete, amelyben minden nagyszerű ötletüket tárolták. Az a veszély, ha nem írja le az ötletét, azt jelentheti, hogy örökre elveszíti azt, és ha sikeres életet akar, ez a kockázat egyszerűen túl nagy veszteség. A görög hajómágnás, Arisztotelész Onasszisz egy interjúban azt nyilatkozta: “Mindig legyen nálad jegyzetfüzet. Mindent írj le… Ez egy millió dolláros lecke, amit nem tanítanak meg az üzleti iskolában!”
Tartson tehát mindig magánál egy jegyzetfüzetet, és jegyzeteljen kézzel. A kézzel történő jegyzetelés sokkal hatékonyabb, mint a laptopon, táblagépen vagy okostelefonon történő jegyzetelés. Pam Mueller és Daniel Oppenheimer pszichológusok három különböző kísérletet végeztek 327 egyetemistával. Az egyik vizsgálatban a diákok megnéztek egy TED-előadást, jegyzeteltek, majd harminc perccel később tesztelték őket. Végül a laptopon jegyzetelők és az írásban jegyzetelők egyformán teljesítettek a tényszerű kérdésekben; azok azonban, akik írásban jegyzeteltek, lényegesen jobban teljesítettek a fogalmi kérdésekben.
A siker hetedik titka az e-mailek kezelésénél a 321-nullás rendszer alkalmazásával érhető el. Mennyi időt tölt naponta e-mailek olvasásával, írásával és küldésével naponta? Nos, a McKinsey Global Institute által végzett felmérés szerint a munkavállalók átlagosan napi 2,5 órát töltenek e-mailekkel. Ez egy negyvenórás munkahét 33%-ának felel meg! Ami még rosszabb, hogy laptopokon, táblagépeken és okostelefonokon keresztül folyamatosan kapcsolatban vagyunk az e-mailjeinkkel, amelyek a nap bármely szakában csöröghetnek, akár az edzőteremben edzünk, akár a családdal vacsorázunk. Szerencsére Kruse elsajátította az időmegtakarítás titkát a 321-nullás rendszer bevezetésével.
Naponta csak háromszor (reggel, délben és este) ütemezd be, hogy feldolgozd az e-mailjeidet. Állítsd be az időzítőt 21 percre, és próbáld meg ez idő alatt nullázni a bejövő üzeneteidet. Tegye ezt játékká! Bár 21 perc alatt a legtöbb embernek biztosan nem sikerül nullára csökkentenie az e-mailjeit, az időzítő beállítása segít összpontosítani, és biztosítja, hogy a válaszai közvetlenek és rövidek legyenek. Kevésbé lesz kísértés arra is, hogy rákattintson azokra a csábító linkekre, amelyek elvonják a figyelmét az aktuális feladattól. További tippek közé tartozik az olyan hírlevelekről való leiratkozás, amelyek a nap minden órájában elvonják a figyelmét, az e-mail értesítések kikapcsolása és az e-mailek rövidre fogása. Tényleg rövidek legyenek. Ne aggódjon amiatt, hogy egy rövid e-mailben udvariatlannak tűnhet, a rövidség a másik fél és a saját ideje iránti tisztelet jele. Egyes mozgalmak azt javasolják, hogy az e-maileket legfeljebb öt mondatra korlátozza. A pontosításhoz és további magyarázatokhoz mindig hozzáadhat további forrásokat az e-mailjéhez.
- FEJEZET: MONDJON NEMET A TALÁLKOZÓKRA
Hányszor hagysz el egy megbeszélést azzal a gondolattal, hogy “Hát ez időpocsékolás volt”. Előfordul, és sok munkahelyen hajlamosak beleesni ebbe a csapdába, hogy találkozókat szerveznek az érintkezés és a találkozó időpontjának egyeztetése kedvéért! Ez a gyakorlat hátráltatja a termelékenységet, sőt, a kutatások szerint a munkavállalók több mint fele teljes időpocsékolásnak tartja a megbeszéléseket. Az Atlassian által bemutatott kutatás szerint például az alkalmazottak havonta átlagosan 62 megbeszélésen vesznek részt, és ezek felét “elpazarolt időnek” tekintik. Emellett a Microsoft által 200 országban, 38 000 alkalmazott körében végzett felmérés szerint az emberek hetente 5,6 órát töltenek értekezleteken. A résztvevők 69 százaléka úgy vélte, hogy a megbeszélések “nem produktívak”. Akkor miért ilyen időpocsékolás az értekezletek? Nos, Kruse két okot is felhoz erre a jelenségre.
Először is, az értekezletek résztvevői hajlamosak arra, hogy nem sürgető vagy jelentéktelen kérdésekkel töltsék az időt. Másodszor, az extrovertáltak jellemzően dominálnak a megbeszéléseken, ami miatt mások kevésbé vesznek részt. Ennek eredményeképpen sok megbeszélésen nem a legértékesebb információk kerülnek elő. A terméketlen megbeszélések elkerülése érdekében a vezérigazgatók új módszereket találnak ki arra, hogy a megbeszélések egyszerre legyenek értékesek és produktívak. Marissa Mayer, a Yahoo! vezérigazgatója például öt- vagy tízperces időközökre osztja be az értekezleteket. Ennek az ütemezésnek köszönhetően egyetlen héten akár 72 megbeszélést is képes tartani! Ha a szokásos 30 perces időbeosztást kellene alkalmaznia, soha nem tudna ennyi mindent elvégezni.
Emellett Kruse azt javasolja, hogy ha már muszáj megbeszéléseket tartani, akkor azokat állva tartsuk. Így van, ne üljön le. Az ülés az új dohányzás, a túl sokáig tartó ülés nemcsak az egészségünkre veszélyes, hanem hosszabb megbeszélésekhez is vezet. Sétáljon valakivel, bármit, ami felpezsdíti a vérkeringést, de ne üljön le. A Washingtoni Egyetem kutatói megállapították, hogy azok a megbeszélések, amelyeken a résztvevők felállnak, jobb együttműködést, kevesebb ragaszkodást az ötletekhez, nagyobb elkötelezettséget és hatékonyabb problémamegoldást eredményeznek. Néhány sikeres ember, aki hosszú sétálós értekezleteket vezetett be: Steve Jobs, Mark Zuckerberg, Richard Branson és Jack Dorsey.
Amikor Kruse interjút készített a milliárdossal, Mark Cubannal, a legjobb termelékenységi tanácsa az volt, hogy “soha ne tarts megbeszéléseket, hacsak valaki nem ír ki csekket”. Kruse felismerte, hogy “a megbeszélések hírhedt időgyilkosok. Későn kezdődnek, nem a megfelelő emberek vesznek részt rajtuk, kanyarognak a témáikban és hosszúra nyúlnak. Amikor csak lehet, hagyja ki a megbeszéléseket, tartson kevesebbet, és ha mégis megbeszélést tart, tartsa rövidre”. Ne feledje, hogy az idő pénz, ezért amellett, hogy az értekezleteket a lehető legkevesebbre kell csökkenteni, azt is meg kell tanulnia, hogyan és mikor kell nemet mondani.
A milliárdos Warren Buffet egyszer azt mondta: “A sikeres és a nagyon sikeres emberek között az a különbség, hogy a nagyon sikeres emberek szinte mindenre nemet mondanak”. James Altucher színesen hozzátette, hogy “Ha valami nem egy ‘a fenébe is, IGEN! Akkor az egy ‘nem!'”. Nemcsak kevesebb időt pazarolsz más céljára, de a saját céljaidat is gyorsabban eléred. Sara Hendershot olimpiai evezős például megtanult nemet mondani a társasági elfoglaltságokra és hasonló eseményekre, hogy továbbra is az aranyérem megszerzésére koncentrálhasson. Mivel a 2012-es londoni olimpián a célt tartotta szem előtt, Sara sikeresen kvalifikálta magát a döntőbe.
Ne feledje, hogy csak 1440 perc van egy napban, ne add el könnyen.
- FEJEZET: A PARETO-ELV
Mi lenne, ha a Pareto-elv segítségével megszabadulhatnál a munkád 80 százalékától? Talán túl szépen hangzik, hogy igaz legyen, de a 80/20-as szabály alkalmazásával pontosan ezt teheted! A fogalom Vilfredo Federico Damaso Pareto olasz filozófustól és közgazdásztól származik. Az 1848-ban született, és a legenda szerint egy nap rájött, hogy a kertjében lévő borsófajták 20 százaléka az egészséges borsószemek 80 százalékát termeli. Pareto tehát vizsgálni kezdte az egyenlőtlen eloszlást Olaszországban. Felfedezte, hogy Olaszországban a földterület 80 százaléka a lakosság mindössze 20 százalékának tulajdonában van. Ezután különböző iparágakat vizsgált meg, és megállapította, hogy a termelés 80 százaléka jellemzően a vállalat 20 százalékától származik. A 80/20-as szabály tehát a következőképpen szól: Az eredmények 80 százaléka a cselekvés mindössze 20 százalékából származik.
Bár a szabály nem bizonyítható az esetek 100 százalékában, az biztos, hogy számos üzleti forgatókönyvben megfigyelhető. Például az értékesítők 20 százaléka az eladások 80 százalékát generálja. Az ügyfelek 20 százaléka a teljes nyereség 80 százalékát generálja. A legtöbbet jelentett szoftverhibák 20 százaléka okozza a szoftverösszeomlások 80 százalékát. A betegek 20 százaléka pedig az egészségügyi kiadások 80 százalékát teszi ki. Meglehet, hogy ezt az elvet az életed személyes területein is alkalmazhatod. Kruse például azt mondja, hogy legalább öt csodálatos öltönye van, de az esetek 80 százalékában a fekete, jól szabott, egyberészes Armanit ragadja meg egy púderkék, gombos inggel. Hölgyeim, hány cipőjük van, és milyen gyakran ragadják meg ugyanazt a 20 százalékot? Vessenek egy pillantást a telefonjukra. Hány alkalmazásuk van, és hányat használnak az idő 80 százalékában? Valószínűleg körülbelül 20 százalékot.
A 80/20-as szabályt arra használhatja, hogy azonosítsa, mely tevékenységek vezetnek a legnagyobb eredményekhez, és ezekre összpontosítson, a többit pedig hagyja figyelmen kívül. Ehhez fejlesztheted a képességeidet, hogy néhány területen kivételes legyél, a legfontosabb dolgokat kivételesen jól csináld, és végül kevesebbet dolgozhatsz, kevesebbet stresszelhetsz és több boldogságot élvezhetsz, ha kitalálod, hogy mi az a 20 százalék, ami a legfontosabb számodra. Ha már kitaláltad, melyek azok a feladatok, amelyek a legnagyobb hatással lesznek rád, még több időt kell megtakarítanod, ha felteszel magadnak három egyszerű kérdést.
Három harvardi kérdéssel heti nyolc órát spórolhatsz meg. Képességeid kihasználásával és a feladatok delegálásával produktívabb lehetsz, mint valaha. A Harvard Business Review által közzétett kísérlet bebizonyította, hogy a dolgozók idejük 41 százalékát olyan tevékenységekkel töltik, amelyek nem feltétlenül voltak kielégítőek, vagy amelyeket más is elvégezhetne. A kutatók ezért arra képezték ki a munkavállalókat, hogy lassítsanak és elemezzék a feladataikat. Megtanították őket arra, hogy felismerjék, ha tehetnék:
- Dobd el. Mit ejthetnék el? Mit hagyhatok abba teljesen?
- Delegálá Milyen dolgokat delegálhatok egy beosztottamnak? Mit tudok kiszervezni?
- Újratervezé Mit csinálhatok továbbra is, de új, időhatékony módon?
A képzett alkalmazottak átlagosan heti hat óra íróasztal-munkát és 2 óra megbeszélési időt takarítottak meg!
- FEJEZET: TEMATIZÁLD A NAPJAIDAT, ÉS NYÚLJ HOZZÁ EGYSZER!
Hogyan csiszolhatod még jobban az időgazdálkodási képességeidet? Úgy tűnik, mindazzal, amit Kruse bemutatott, mostanra már mester időgazdálkodónak kellene lennie, de még több titok van, amit megtanulhat. Kruse tanácsokat vesz Jack Dorsey-től, a Twitter társalapítójától, aki úgy tematizálja a napjait, hogy a legtöbbet tudja elvégezni. Szerinte a rendkívül sikeres emberek gyakran tematizálják a hét napjait, hogy a fő területekre koncentráljanak. Ha például a hétfő a megbeszélések és a menedzsment, a péntek délután pedig a takarításé az új hét kezdete előtt, akkor bölcsebben tudja felhasználni az idejét.
Jack Dorsey például a hétfőt adminisztrációs napként használja. Így, ha mégis egy megbeszélésen vagy egy üzleti híváson találja magát, miután az befejeződött, nem teszi fel magának a kérdést: “Most mi lesz?”. Ehelyett megkérdezi: “Milyen nap van ma?”. A válasz? Adminisztráció. Ezután megnézi a naptárát és a tennivalólistáját, hogy lássa, mely feladatok tartoznak az adminisztratív kategóriába. Egy keretrendszer létrehozásával gyorsabban térhet vissza a cselekvéshez, ahelyett, hogy időt pazarolna arra, hogy kitalálja, mit kell elvégeznie. Kevesebb stresszt okoz és produktívabb lesz, ha tematizálja a napjait, és elvégzi azokat a feladatokat, amelyek az adott nap kategóriájába tartoznak.
Dan Sullivan vállalkozói coach azt javasolja, hogy minden hetet háromféle naptípus alapján tematizálj, hogy fókuszált és energikus maradj. Az első naptípus az úgynevezett “fókusznap”, amelyet a fontosabb, bevételnövelő feladatoknak tartunk fenn. A második az úgynevezett “puffer nap”, amelyet az e-mailek megválaszolására, megbeszélések tartására, hívások megválaszolására, feladatok delegálására és a papírmunka elvégzésére használnak. Végül az utolsó típus az úgynevezett “szabadnap”, amelyen nem kell munkát végezni, és amelyet a családi időtöltésre, a nyaralásra és a jótékonysági munkára kell fenntartani.
Ezután soha ne nyúljon hozzá semmihez, amíg készen nem áll. Például az e-mailek vagy papírok rendezésénél az aranyszabály az, hogy csak egyszer nyúlj hozzá. Ha valamit többször kell megérintenie, akkor egyszerűen csak az idejét pazarolja. Vagy intézkedj, iktasd vagy dobd ki. Milyen gyakran olvas el egy e-mailt, csukja be, majd hagyja a postaládájában, hogy később foglalkozzon vele? A nagyon sikeres emberek megpróbálnak “egyszer hozzányúlni”. Tehát ha valami csak öt vagy tíz percet vesz igénybe, akkor azonnal foglalkoznak vele. Ez nem csak a stresszt csökkenti, de hatékonyabb is, mivel a későbbiekben nem kell újra elolvasni vagy értékelni az elemet.
Kruse húga, Debbie például nemrég e-mailt küldött neki, de ahelyett, hogy visszaírt volna neki, felhívta, hogy azonnal beszélhessenek. Azzal, hogy azonnal cselekedett, Kruse nem vesztegette az időt a nő e-mailjének újraolvasására, és nem felejtette el felvenni vele a kapcsolatot, mert az e-mailje a bejövő üzenetek mélyén maradt. Ezt az “érintsd meg egyszer” szabályt nem csak a szakmai életedben alkalmazhatod, hanem a magánéletedben is nagyszerűvé válik a termelékenység növelésére.
- FEJEZET: MARADJ EGÉSZSÉGES ÉS NÖVELD AZ ENERGIÁDAT
A titok, hogy a legtermékenyebb legyél, azonban nem egyszerűen az időgazdálkodási készségek elsajátításában rejlik, amelyeket Kruse finoman felvázolt neked. A termelékenység és a siker egyik legnagyobb kulcsa az egészség megőrzése. Valójában, amikor interjúkat készített ehhez a könyvhöz, Kruse meglepődött azon, hogy hány milliárdos és sikeres ember volt hajlandó megosztani vele a reggeli rutinját.
Hal Elrod, a The Miracle Morning szerzője megosztotta, hogy “Míg a legtöbb ember arra összpontosít, hogy többet “csináljon”, hogy többet érjen el, a The Miracle Morning arról szól, hogy arra összpontosít, hogy többet “váljon”, így elkezdhet kevesebbet csinálni, hogy többet érjen el”. A Kruse által megkérdezett emberek többsége osztotta ezt az érzést, és azzal kezdték a reggelüket, hogy ápolták a testüket azzal, hogy reggel vizet ittak, egészséges reggelit ettek, és elvégeztek egy könnyű testmozgást. Az elméjüket is ápolták meditációval vagy imával, inspiráló olvasással és naplóírással. A korai ébredés és a nap indítása vízivással, testmozgással vagy meditálás a siker alapvető részévé válhat.
Azzal, hogy a nap első óráját a reggeli rutinra szenteli, fejlesztheti elméjét, testét és lelkét. Ha edzéssel kezded a napodat, az a legjobb módja annak, hogy felpezsdítsd a véredet, és erősebb gondolkodásmódba kerülj. A New York Times bestseller írója, Dan Miller például minden napját 30 perces meditációval kezdi, amelyet 45 perces edzés követ, miközben hangos programokat hallgat. Ez alatt az “én-idő” alatt kerüli a telefonját vagy a híreket, és csak a pozitív és inspiráló élményeknek szenteli magát.
Egy másik bestseller író és podcast műsorvezető, Shawn Stevenson egy belső fürdővel kezdi a napját, amelyben egyszerűen megiszik 30 uncia vizet, hogy beindítsa az anyagcseréjét és kiöblítse a salakanyagot. Ha a napodat vízivással kezded, az növelheti az energiaszintedet, ami kritikus a siker szempontjából, és elvezet minket a sikeres emberek utolsó titkához. Az energiád növelésével növelheted a figyelmedet, a döntéshozatalodat, a fókuszodat és a termelékenységedet.
Francesco Cirillo pontosan erre alkotta meg a Pomodoro technikát, hogy csökkentse a figyelemelterelést, fokozza a termelékenységet és növelje az energiaszintet. A technika azt javasolja, hogy állítson be egy időzítőt 25 percre, 25 percig szentelje teljes figyelmét egyetlen feladatnak, majd tartson öt perc szünetet, mielőtt megismételné a ciklust. Monica Leonelle író alkalmazta ezt a technikát, és úgy találta, hogy a szünetek alatt feltöltődött, és egész nap egyenletes energiát tartott fenn. A Pomodoro és más technikák segítségével Leonelle képes volt növelni a termelékenységet; az óránkénti 600 szóról 3500-ra emelkedett!
Az energiaszinted fenntartásának utolsó kulcsa az egészséges táplálkozás és a fizikai aktivitás. Kruse egyszerűen azt állítja, hogy “a sikeres emberek az ételt üzemanyagnak, az alvást regenerálódásnak, a munkát pedig szórakozásnak tekintik”.
ÖSSZEFOGLALÓ
Kevin Kruse sok idő és kutatás árán, több száz milliomossal, milliárdossal és olimpiai sportolóval készített interjúk után részletezi a sikeres emberek 15 titkát. Azáltal, hogy az időt a legértékesebb kincsüknek tekintik, a rendkívül sikeres emberek megváltoztatták a napjuk beosztását, hogy biztosítsák, hogy a legfontosabb feladatokat végzik el először, és nulla időt pazarolnak el. Megtanulták, hogyan gyógyítsák meg a halogatást, hogyan mondjanak nemet az olyan feladatokra, amelyek nem használnak nekik, hogyan változtassák meg az időpazarló megbeszélések szerkezetét, és hogyan használjanak különféle technikákat a termelékenységük növelésére. A rendkívül sikeres emberek tizenöt titkának felhasználásával Ön is felszabadíthatja a siker erejét, és a legtermékenyebb emberré válhat, akit ismer. Ne feledje, naponta csak 1440 perce van, ezért használja ki okosan.
